 |
| ما هي مقومات نظام الرقابة الداخلية ؟ |
مقومات نظام الرقابة الداخلية :
يوجد مجموعة من المقومات أو الدعائم الأساسية التي يقوم عليها نظام الرقابة الداخلية كما يلي :
أولا : هيكل تنظيمي كفؤ :
يعتبر وجود هيكل تنظيمي فعال لأي منشأة هو نقطة البدالية لنظام رقابة فعال يحدد ويوضح المسؤوليات والصلاحيات المنوطة بكل إدارة وبكل قسم فيها وبما يضمن عدم تداخل تلك الصلاحيات أو تعارضها مع تفويض دقيق للصلاحصيات بما يتناسب مع أعباء تلك المسؤوليات .
ويختلف هذا الهيكل حسب حجم المنشأة وطبيعة عملها وعدد فروعها ، ويساعد هذا الهيكل في تحديد مسؤولية المخالفات والأخطاء التي قد تحدث، وكذلك في تبادل الخبرات وعمليات التنسيق ، كما يجب إرفاق دليل تنظيمي مع الهيكل يتضمن مجموعة القواانين الخاصة بأنشطة العمل .
ولتحقيق فعالية الرقابة الداخلية يجب أن يتسم الهيكل التنظيمي بالتالي :
1- ضرورة أن يمثل الهيكل التنظيمي الخطط التنظيمية لتحقيق أهداف الوحدة .
2- التنسيق والترابط بين الأهداف الرئيسية والفرعية .
3- الفصل بين المهام ووضوح خطوط المسؤولية والسلطة .
4- مرونة وبساطة الخطط الموضوعة .
وبناء عليه نجد أن وجود هيكل تنظيمي واضح يفصل بين المهام ويحدد الصلاحيات والمسوؤليات لكل فرد في الوحدة ، يعتبر من المقومات الأساسية لوجود نظام رقابة فعال قادر علي التحقق من مدى التزام هؤلاء الأفراد بالمسؤوليات المناطة بهم وتقييم مدى ومنطقية الانحرافات التي قد تحدث لمعالجتها .
ثانيا : نظام محاسبي سليم فعال :
هو النظام الذي يحتوي علي مجموعة مترابطة من الدفاتر والمستندات والسجلات بغرض إثبات العمليات التي تحدث في الوحدة الاقتصادية أو مع أطراف أخرى تراعي الناحية الشكلية والقانونية عند إعدادها وكذلك دليل محاسبي لتبويب الحسابات بما يتلاءم مع طبيعة عمل الوحدة من ناحية وكذلك مع النظام المحاسبي من ناحية أخرى حيث يتم تقسيم الحسابات إلى فرعية ورئيسية علي أن يتسم بالسهولة والوضوح .
ولوجود نظام محاسبي سليم لابد من أن يتميز النظام بما يلي :
1- السهولة والوضوح والثبات وعدم الجمود في المفاهيم التي تحكم عملية التوجيه المحاسبي .
2- أن يتضمن النظام المحاسبي الطرق والأساليب الفنية للتأكد من مدى دقة وجدية العمليات المحاسبية .
3- أن يشتمل النظام المحاسبي علي مجموعة من الدفاتر والمستندات الكاملة سواء الداخلية أو الخارجية .
4- أن يحتول النظام المحاسبي علي مجموعة من التقارير والقوائم المالية سواء كانت ( تاريخية ، جارية ، مستقبلية ) .
5- أن يتوافق النظام المحاسبي مع الهيكل التنظيمي ، بغرض إجراء محاسبة المسؤولية .
وعليه فإن وجود نظام محاسبي سهل وواضح ومتكامل بما يحتويه من سجلات ودفاتر ودليل إجراءات وتقارير مالية يعلب دوراً في تحقيق نظام رقابة داخلية فعال لأنها المصدر الأساسي للقيد وأدلة الإثبات .
ثالثا : رقابة الأداء :
يعتبر وجود معايير خاصة بالأداء في أي وحدة أمراً مهماً لتحقيق رقابة فعالة وذلك للتحقق من مدى الالتزام بمستويات الأداء المخطط لها ومعالجة الانحرافات إن وجدت وقد تكون الرقابة مباشرة كإشراف كل مسؤول عن أعمال مرؤوسيه أو غير مباشرة باستخدام أدوات الرقابة كالموازنات التقديرية وتقارير الكفاية والتكاليف المعيارية .
رابعاً : حسن اختيار الموظفين الأكفاء وتدريبهم :
اختيار الموظفين الأكفاء وتحسين مهاراتهم من خلال تدريبهم يعتبر جانباً هاماً لتحقيق رقابة فعالة فنتيجة لفصل المهام والواجبات وتفويض الصلاحيات والمسؤوليات الخاصة بأنشطة المنظمة ، فقد لا ينجح نظام الرقابة في تحقيق أهدافه بسبب عدم كفاءة أو أمانة العاملين ومن ناحية أخرى قد يكون نظام الرقابة الداخلية فعالاً وجيداً بفضل مهارات وكفاءة العاملين حتى لو كان هناك نقصاً في عناصر الرقابة الأخرى .
وبناء علي ما سبق فإن الأفراد الأكفاء لهم دور بارز وهام في تحقيق رقابة فعالة مع ضرورة تدريب هؤلاء وتحفيزهم علي الالتزام بالنظام وتطبيقه ووضع كل شخص في المكان المناسب مع ضرورة تحديد واضح وسهل لمسؤوليات كل فرد .
خامساً : وضع السياسات والإجراءات الخاصة بحماية الأصول :
من الضروري وضع كافة السياسات والإجراءات ووسائل الأمن الكافية للحفاظ علي الأصول والسجلات من التلف والضياع والسرقة ، خاصة في حالة استخدام نظم التشغيل الإلكتروني فلابد من وضع الإجراءات التي تضمن حماية الملفات والبرامج المخزنة .
سادساً : وجود قسم أو دائرة للمراجعة الداخلية :
من المتطلبات الرئيسة لنظام الرقابة الداخلية وجود قسم أو دائرة للتدقيق الداخلي للتأكد من التطبيق السليم لنظام الرقابة الداخلية .
سابعاً : وجود البرامج المحاسبية الآلية المتكاملة في العمل :
يعتبر وجود البرامج المحاسبية الإلكترونية من العناصر الأساسية لنظام الرقابة الداخلية لما لها من دور فعال في تسهيل وسرعة إنجاز الأعمال ، وازدادت أهميتها نتيجة التقدم التكنولوجي في إنجاز الكثير من المهام كبعض خطوات الدورة المستندية وتحليل البيانات والمعلومات سواء بهدف الإعداد أو الإفصاح عنها .
حيث توفر البرامج المحاسبية في العمل التالي :
1- الدقة والسرعة في العمل .
2- السهولة في الحصول علي المعلومات .
3- حماية الأصول .
4- توفير الوقت والتكلفة .
5- التحكم في المعلومات .
وبالرغم من توفر هذه المقومات إلا أن نظام الرقابة الداخلية لا يوفر تأكيد تام حول تحقيق كل الأهداف ويعود ذلك للأسباب التالية :
1- احتمالية وجود نقص أو عيوب في نظام الرقابة الداخلية لا تمكن من اكتشاف جميع الأخطاء والانحرافات .
2- احتمالية اختراق نظام الرقابة الداخلية إذا كان هناك تواطؤ بين العاملين .
3- تجاوز نظام الرقابة الداخلية من قبل الإدارة نفسها لتحقيق مصلحة خاصة .
4- عدم شمولية نظام الرقابة الداخلية لبعض الجوانب القليلة ولكن ذات أهمية كبيرة .
وبناء علي ما سبق فإن عدم وجود رقابة داخلية يؤدى إلى العديد من المشاكل :
1- عدم سير العمليات في الوحدة بنظام لعدم وجود تحديد واضح للصلاحيات والمسؤوليات .
2- عدم الثقة في البيانات المالية مما ينتج قوائم مالية لا يمكن الاعتماد عليها في اتخاذ القرارات .
3- تباطؤ في إنجاز العمل .
4- انخفاض في الإنتاجية .
تعليقات