 |
| علاقة الرقابة بوظائف الإدارة |
بحث عن علاقة الرقابة بوظائف الإدارة :
ما هي وظائف الادارة :
يجب اولا ان ندرك الفرق بين وظائف المنظمة ووظائف الادارة .
حيث ان وظائف المنظمة تشمل :
- الانتاج .
- التسويق .
- المالية .
- ادارة الموارد البشرية .
بينما تشمل وظائف الادارة التالي :
- التخطيط .
- اتخاذ القرارات .
- التنظيم .
- التوجيه .
- القيادة .
علاقة الرقابة بوظيفة التخطيط :
بداية يشير تعريف الرقابة إلى أنها مقارنة بين ما تم التخطيط له وبين ما نفذ فعلا وعلى ذلك يمكن القول أن الرقابة تعتمد بالدرجة الأولى على الخطة، والتي هي الأساس في عملية الرقابة، ومما يظهر أهمية الرقابة للتخطيط أن الرقابة تجعل الشيء يتحقق بالطريقة التي تم التخطيط لها لتحقيقه والتخطيط والرقابة يجب أن يكونا عمليا متلازمتين أي بمعنى آخر توأم سيامي للإدارة .
وتبدأ أهمية الرقابة من ارتباطها الوثيق بوظيفة التخطيط فكلاهما يعملان معا بشكل متكامل .
فالرقابة وسيلة المدير للتأكد من تحقيق الأهداف ووضع الخطط موضع التنفيذ بالنمط المرسومة.
حيث يمكن القول إن التخطيط والرقابة وجهان لعملة واحدة. والتخطيط أيضا هو المقدمة الأساسية للرقابة، وهذه الرقابة هي الأداة الأساسية لتحديد مدى صحة أو سلامة ما تم التخطيط له.
وعملية التخطيط سابقة للرقابة ولاحقة لها بمعنى لا رقابة بدون خطة أو معيار، ويمكن للمخطط أن يستقيد عن طريق التغذية العكسية من نتائج القيام بعملية الرقابة في تعديل خططه بما يتلاءم والأوضاع التي تكشف عنها الرقابة.
تظهر العلاقة الوطيدة بين التخطيط والرقابة في اعتماد العملية الرقابية على المعايير المحددة لأهداف الخطة في قياس ومقارنة النتائج الفعلية بهذه المعايير لتحديد الانحرافات وتفيد الرقابة كذلك في تحديد الثغرات الموجودة في الخطة الأمر الذي تتطلب معالجته تعديل في الخطة أو إعادة التخطيط.
ويمكن القول أنه بدون تخطيط لن تكون هناك رقابة بالمعنى المفهوم، كما أن الرقابة تساعد بصورة مباشرة في وضع الخطط، فتكاد الرقابة والتخطيط عنصرين لنفس الوظيفة الإدارية لولا اختلاف الهدف في كليهما .
وذلك لأنه من المستحيل إتمام عملية الرقابة في غياب التخطيط الذي يحدد الأهداف المطلوب تحقيقها ويرسم السياسات التي توجه التنفيذ ويضع الخطط التشغيلية في جميع مجالات العمل بالمنظمة والتي بناء عليها توضع المعايير التي تمكن من مقارنة الأداء بالمطلوب تحقيقه بغرض تقييم الأداء وتصحيح الانحرافات إن وجدت.
ويعتبر التخطيط عنصر أساسي من عناصر الإدارة إذ لا يمكن تنفيذ الأهداف على الوجه الأكمل دون سبق التخطيط لها وذلك عن طريق تحديد الأهداف المرجوة ووسائل تنفيذها والمدة اللازمة لذلك، مما يجعل الرقابة عملية ضرورية لضمان حسن التنفيذ فلا فائدة في التخطيط إذا لم يكن هناك رقابة فعلية للتأكد من أن ما تم أو يتم تنفيذه مطابق لما خطط له.
وخلاصة القول إن حسن التخطيط يعتبر عاملا من أهم العوامل الإدارية اللازمة لنجاح عملية الرقابة الإدارية بوجه عام كما أن التخطيط يعتبر مقياسا للرقابة ، فكلما كانت الخطط واضحة ومنسقة وكاملة كلما كانت الرقابة الإدارية كاملة، وبمقدار ما تكون الرقابة سليمة ومستمرة بمقدار ما تستطيع أن تمد الإدارة بالمعلومات والبيانات التي تساعد على تدعيم خططها واتخاذ القرارات التصحيحية. ومن هنا واستنادا إلى كون التخطيط والرقابة توأمان العملية الرقابية، فانه كان من الأهمية بمكان اعتبار التخطيط من أهم العوامل المؤثرة في الرقابة.
علاقة الرقابة بوظيفة التنظيم :
مثلما ارتبطت الرقابة بالتخطيط مثل هذا الارتباط الوثيق كان من الطبيعي أن لا تتمكن الرقابة من تحقيق أهدافها في ظل نظام غير ملائم لأهداف الخطط الموضوعة أو إمكانيات التنفيذ.
فبدون وضوح قنوات الاتصال وحدود المسؤوليات والسلطات الممنوحة لكل الأفراد في التنظيم يستحيل أن تتم عملية التوجيه بالشكل الصحيح .
وبما أن جزءا هاما من عملية الرقابة وهو متابعة الأداء بالملاحظة الشخصية وتصحيح الانحرافات حال حدوثها واتخاذ التدابير الكافية لمنع حدوثها مستقبلا يكاد يكون مكملا لوظيفة التوجيه إذ يتطلب ذلك الإلمام بما يجري في مواقع التنفيذ ويستحيل عمل ذلك دون الرجوع إلى وسائل الاتصال والتوجيه الأخرى وبالتالي التنظيم بوجه عام، فالنظام هو المحور الذي تدور فيه عمليات التخطيط والتوجيه والرقابة بصورة مستمرة وفي تناسق تام .
ويتضح مما سبق أن الرقابة تتطلب وجود هيكل تنظيمي واضح يبين أوجه المسئولية للمدراء فيما يتعلق بالانحرافات، فذلك يساعد على وضوح المسؤولية للمدراء فيما يتعلق بالانحرافات. ويساعد كذلك على وضوح المسئولية التنظيمية عن الأخطاء ويسهل من تصحيحها واكتشاف المسئول عن حدوثها لاتخاذ الإجراء التصحيحي الملائم.
فكلما كان الهيكل التنظيمي واضحا ومحددا للمسئوليات كلما سهلت عملية الرقابة وزادت كفاءتها.
كذلك فان التنظيم قد يكون عاملا مساعدا لإجراء رقابة فعالة، أو عاملا معوقا لإجراء تلك الرقابة، فذلك يتوقف على الطريقة التي يقسم بها التنظيم أو الطريقة التي يبنى بها الهيكل التنظيمي، فكلما تداخلت الأعمال والاختصاصات الخاصة بالأقسام والأفراد العاملين وصعب الفصل بينها أو مسئولية كل قسم وكل فرد عن تلك الأعمال كلما صعبت عملية الرقابة والعكس صحيح .
والرقابة قد تكشف عن عيوب في التنظيم الحالي وفي خطوط الاتصال مما يستدعي إعادة التنظيم .
ويعتبر حجم المنشاة من حيث صغر الحجم أو كبره، ومن حيث عدد العاملين فيها وكذلك تركز المنشاة أو انتشارها من حيث كونها مؤسسة وحيدة أم متفرعة ومنتشرة من العوامل التي تؤثر في الهيكل التنظيمي وبذلك يكون له تأثيره المباشر على الرقابة الإدارية .
لا يوجد مجال للشك أن الرقابة الإدارية تتأثر بشكل كبير بالشكل التنظيمي حيث يتضح مما سبق أن الهيكل التنظيمي يمثل دعامة رئيسية يستند عليها عمل الإدارة بقصد رفع كفاية الأداء وزيادة الإنتاج التحقيق الأهداف وذلك من خلال وضوح قنوات الاتصال وتحديد المستويات والسلطات. وتداخل الأعمال وكبر حجم المؤسسة وانتشارها يؤدي إلى عدم قدرة المدير على التحكم في سير الأعمال وزيادة الحاجة للرقابة.
علاقة الرقابة بوظيفة التوجيه :
تعتبر الوظائف الإدارية بمثابة دورة تبدأ بالتخطيط وتنتهي بالرقابة، ويأتي التنظيم والتوجيه في المركز الوسط عندما تبدأ المنظمة في تنفيذ الخطط الموضوعة.
في نفس الوقت الذي يتم فيه إعداد جهاز تنفيذي لتولي انجاز الخطط يتم إصدار التوجيهات والإرشادات اللازمة بما يضمن اتجاه الجهود نحو أهداف الخطة ( التوجيه)، ومع المتابعة والحصول على النتائج الفعلية ومقارنتها بالأهداف السابق تحديدها في مرحلة التخطيط، هذه المقارنة تعرف بوظيفة الرقابة ، والتي وظيفتها تصحيح الانحراف وتعديله، وذلك بتعديل الأداء أو تعديل الخطط أو صدور تعليمات جديدة والتي تتولاها عملية التوجيه.
ويقصد بالتوجيه هو إصدار التعليمات إلى الموظفين لتنفيذ الأعمال الموكلة إلى كل منهم وإرشادهم إلى كيفية تنفيذها .
ويتكون الإطار العام للتوجيه من العناصر التالية :
- القيادة
- عملية التحفيز
- الاتصال بين الرئيس ومرؤوسيه.
القيادة :
هي قوة التأثير من قبل رئيس يتمتع بسلطة على الآخرين وجعلهم ينفذون الأعمال المنوطة بهم والتي تحقق أهداف المنشاة عندئذ، ويتطلب أن تتوفر بعض الصفات في القائد على سبيل المثال طاقة عقلية وجسمية سليمتين ومستوى من الذكاء والانجاز يصل إلى حد الإيمان والحماس وكذلك مهارة الاتصال والقدرة على تعليم الآخرين و غيرها من الصفات وتتعدد أساليب القيادة منها الدكتاتورية والأتوقراطية والديمقراطية.
الحفز :
هي شعور أو قوة داخلية محركة للفرد تدفعه إلى القيام بأعمال تحقق له رغباته وتشبع حاجاته، وهذا يؤدي إلى قيام الموظفين بانجاز الأعمال حسب ما هو مخطط لها.
الاتصال :
وتعتبر من أهم وأدق العمليات الإدارية، والتي لا يمكن تصور تنظيم دون اتصالات تتم بداخله، وتبدو أهميته واضحة في هذا العصر الذي نعيشه عصر المنافسة والتغيير المستمر.
وليس أكثر بيانا لأهميتها أن الخلفاء الراشدين كانوا شديدي الحرص للحصول على المعلومات والحقائق عن أمور المسلمين فكانوا يتخفون ويتصلون بالناس مباشرة ليعرفوا الحقائق التي تمكنهم من إدارة شؤون الدولة على خير وجه.
ويعتبر وجود نظام حديث ومتكامل للاتصال أمرا ضروريا لنقل المعلومات والأوامر واستقبال النتائج واتخاذ الإجراءات اللازمة في كل الحالات التي يحتاج إليها المدير ومساعديه ومرؤوسيهم في عملية الإشراف والتوجيه والرقابة، والمراقب الناجح هو الذي يصرف جزءا كبيرا من وقته وجهده في عمليات الاتصال مع مرؤوسيه في سبيل تحقيق التفاعل المستمر بينه وبينهم، فسرعة الإبلاغ عن الأحداث واتخاذ الإجراءات التصحيحية تكون صعبة للغاية بدون نظام جيد وحديث يربط أجزاء الشركة وأفرادها بعضهم ببعض.
وان توجيه رسالة معينة إلى أي عامل من قبل المدير يعتبر أسلوبا للاتصال مهما كان نوع هذا الأسلوب، وبالتالي فان الاتصال هو الوسيلة الأنجع التي يتم بواسطتها توحيد وتنسيق الأنشطة في المنظمة، وكلما كانت الاتصالات بين المرؤوسين والرؤساء واضحة وسريعة يصبح العمل أسهل وأجود ويحقق الهدف الرئيس.
خاتمة عن علاقة الرقابة بوظائف الإدارة :
تبدو العلاقة واضحة بين الرقابة الإدارية والعمليات الإدارية الأخرى، إلا أن علاقة الرقابة بالتخطيط هي الأكثر وضوحا، وهذا ما أظهرته معظم المراجع، حيث تؤكد بان التخطيط والرقابة وجهان لعملة واحدة، وكذلك يمثلان توأمان العملية الرقابية حيث تقارن الرقابة بما هو مخطط وبين ما تم تنفيذه، وعليه فان الرقابة تعتمد على الخطة والتي هي أساس العملية الرقابية، أي أن الرقابة ملازمة لوظيفة التخطيط حيث تعتمد على التخطيط اعتماد كلي وترتبط به ارتباطا وثيقا.
تعليقات