 |
| ما هو مفهوم الأرشيف الرقمي ؟ وما هي مميزاته ؟ |
بحث عن الأرشيف الرقمي مع المراجع :
محتويات البحث :
(1) مقدمة عن الأرشيف الرقمي .
(2) الأرشيف الرقمي والأرشفة الرقمية .
(3) مفهوم الأرشيف الرقمي .
(4) الأرشفة الإلكترونية .
(5) لمحة تاريخية عن الأرشيف الرقمي .
(6) أهداف الأرشفة والأرشيف الرقمي .
(7) خطوات الأرشيف الرقمي .
(8) مميزات الأرشيف الرقمي .
(9) سلبيات الأرشيف الرقمي .
مقدمة عن الأرشيف الرقمي :
مما لا شك فيه أن ظهور التكنولوجيات الحديثة للمعلومات قد فرض بالضرورة إعادة النظر في المفاهيم التقليدية المتعلقة بالأرشيف ومعالجة محتوياته من الوثائق والتعامل معها حيث ظهر الأرشيف الرقمي بكل أبعاده التكنولوجية ، وقد أخذ الأهمية البالغة لارتباطه ارتباطاً كبيراً بالبيئة الرقمية المعاصرة ، متجاوزاً فكرة الرقمنة والتسيير الإلكتروني والأرشفة الإلكترونية للأرشيف الورقي التقليدي ، إلى الممارسة الإلكترونية في بيئة رقمية بحتة . أصبح مؤسسات تنتج وتحفظ وتسترجع أرشيفاتها بصورة إلكترونية خالصة في ظروف وغير معهودة تقليدياً .
الأرشيف الرقمي والأرشقة الإلكترونية :
قبل الخوض في الحديث عن هذا الشكل من الأرشيف يدفعنا الأمر إلى الحديث عن الإشكال القائم بين الوثيقة الإلكترونية والوثيقة الرقمية وهو المفهوم الذي يتطلب منا توضيحه ، لأنه يشكل المنطلق الأساسي لفهم طبيعة وخصائص هذا الشكل من الأرشيف .
أما الوثيقة الإلكترونية يطلق عليها اسم الوثيقة الرقمية والوثيقة المؤتمتة وهذا الأخير تعبير مهمل عموماً ، وتعني البيانات أو المعلومات التي يتم استقطابها وتثبيتها للتخزين وتداولها في نظام مؤتمت ( محوسب ) يتطلب استعمال النظام لجعلها مفهومة من قبل الأشخاص .
أو هي أيضاً ، المعلومات المسجلة والمنشئة بطريقة يتطلب عرضها وتفسيرها ومعالجتها الحاسب أو علي أي جهاز إلكتروني آخر ، أي أن التسجيل هنا بالكود ، تخزن المعلومات فيه علي العديد من الوثائق ويعتمد استردادها والنفاذ إليها واستعمالها وقراءتها أيضاً علي أدوات حاسوبية بصيغة أخرى ويتم تمثيل المعلومات في الوثائق الرقمية من خلال النبضات الرقمية وتحفظ في شكل رقمي علي وسائط تخزين حاسوبية ممغنطة أو ضوئية .
كذلك تعرف الوثيقة الرقمية بأنها وثيقة أو تسجيلة عامة يتم إنشاءها أو تلبليغها أو استلامها أو تخزينها أو الوصول إليها بالوسائل الرقمية ، مثل تقنية الحوسبة بما في ذلك عند الاقتضاء جميع المعلومات المرتبة معاً منطقياً أو مرتبطة بطريقة أخرى لتصبح جزء من الوثيقة ، سواء تم إنشاءها بشكل متزامن أم لا .
وقد تكون الوثيقة الإلكترونية مولودة رقمياً باستعمال الحاسوب ، أو تم تحويلها إلى شكل رقمي من شكلها الأصلي أو التناظري ، عبر تقنية المسح الضوئي . والوثائق الإلكترونية تستعمل كمرادف للوثائق الرقمية ، والعكس صحيح .
والوثائق التناظرية هي الوثائق المرتبطة بأشياء ( وسائط ) مادية ، ورقمنة الوثائق التناظرية ، هي تحويلها من شكلها التناظري إلى صورة إلكترونية مطابقة للأصل . وعادة ما تتم رقمنة الوثائق بمساعدة الماسحات الضوئية .
ومن التعاريف الأخرى للوثيقة الرقمية أنها وثيقة يتم إنشاءها باستعمال الحاسوب وبرمجياته وتسجل علي وثائق تخزين رقمية ، ويتم نقلها من خلال بنية شبكية ، بما في ذلك الوثائق التي يتم إنشاءها في المقام الأول باستعمال التكنولوجيا الرقمية ، إضافة إلى الوثائق التي تم تحويلها من مصادر تناظرية إلى شكل رقمي .
مفهوم الأرشيف الرقمي :
هو عملية نقل وإدخال الملفات التقليدية إلى الوسائط المختلفة للحواسب ، بحيث يمكن تخزينها لفترات طويلة ، مثلا الشرائط الممغنطة أو الأقراص الضوئية بحيث تستعمل كذلك كأداة مساندة إذا ما فقدت الملفات الأصلية وسائط التخزين الورقية أو التقليدية .
ويعرفه تي هوا دوان ( Thi Hoa doa ) : " أن الأرشيف الرقمي ( e-Archives ) هو وثائق يتم إنشاؤها في شكل بيانات رسائل ( Data Message ) وجدت في سياق عمل المنظمات والوكالات والأفراد تم اختيارها للحفظ أو يتم إنشاؤها برقمنة وثائق أرشيفية من كيانات المعلومات الأخرى . علي أن يستوفي الأرشيف الرقمي معايير إدخال البيانات . ويضمن الإرث والنزاهة والأصالة والأمن والنفاذية .
وحسب بيساك ولوينغارد وغينسبورغ يشير مصطلح الأرشيف الرقمي إلى مجموعة من مواد في شكل رقمي سواء كانت رقمية المولد ( Born digital ) أو تم تحويلها ( Converted Digital ) إلى شكل رقمي يتوافق مع القانون ، يتم الاحتفاظ بها في بيئة آمنة وفقاً لأفضل الممارسات الجارية للحفظ الرقمي من قبل مؤسسة ، مع الالتزام والقدرة المالية لضمان سلامتها والحفاظ عليها علي المدى الطويل .
هو تحميل الوثائق الأرشيفية ذات الاهتمامات الخاصة من جانب المستفيدين أو الباحثين علي وسائط المعلومات الممغنطة وذلك لتحقيق هدف مزدوج وهو الحفاظ علي الأصول الورقية لهذه الأوعية وحمايتها وسرعة استرجاعها عند الطلب .
ومما أورداه حسب الله سيد واحمد الشامي في موسوعاتهما ، أن الأرشيف الرقمي هو الملفات التقليدية التي تم نقلها وإدخالها إلى الوسائل المختلفة للحاسوب ، مثل الشرائط الممغنطة أو الأقراص الضوئية بحيث يمكن تخزينها لفترات طويلة ، كما تستعمل كأداة مساندة إذا ما فقدت الملفات الأصلية من وسائط التخزين الورقية أو التقليدية .
الأرشفة الإلكترونية :
- يعرفها سيف بن عبد الله الجابر بأنها وسائل حفظ واسترجاع الوثائق آلياً وكذلك استخدام الأساليب الغير تقليدية لحفظ المستندات والوثائق الضرورية وأرشفتها عن طريق استخدام ذاكرة الحاسوب .
- يعرفها عبد الكريم بحاجة : هي أرشفة جميع الوثائق آلياً وتصويرها رقمياً بواسطة الجهاز الماسح ، ثم ادخال بيانات كل مستند بشكل يسهل عملية استدعاء المستند بأسرع وقت بحسب حقول البحث التي تم إدراجها .
- يعرفها معجم مصطلحات المكتبات والمعلومات : الأرشفة الإلكترونية هي قاعدة بيانات إلكترونية تقوم بمهام نظام الأرشيف الرقمي لأوعية مختلفة من المعلومات تحل محل الأرشيف اليدوي .
- الأرشفة الإلكترونية أو الآلية هي عبارة عن مجموعة نظم لإدارة الوثائق بحيث نبدأ بتصوير وفهرسة الوثائق وتحويل بياناتها بحيث تكون متاحة للمستخدم .
لمحة تاريخية عن الأرشيف الرقمي :
يرجع الأرشيف الرقمي أو تطلعات المنظرين والمهذبين الأرشيفين لإشكالية إدماج الاستخدامات التكنولوجية عالم الأرشفة والوثائق الرقمية إلى نهاية الألفية الثالثة بحيث تطرقت بعض المدارس الأرشيفية علي وجه الخصوص الأمريكية والاسترالية إلى هذا النحو من الوثيقة والوعاء ذلك أن التطورات الحاصلة في المجالات التقنية وما تعرفه سوق الابتكارات في الأجهزة المعلوماتية يجعل الوعاء يتغير وعليه يوضع فيه الأرشيف كمجال حيوي من هنا انتشرت المنهجية القائمة علي أساس الشروع بالإجراءات الخاصة بالحفظ المؤقت للأرشيف مبكراً .
- بعد مؤتمر الأرشيف الأوروبي الذي انعقد ( بآن أربو بميتشغان ) بالولايات المتحدة الأمريكية في سنة 1989 نظم مؤتمر ( مرسطا ) بإيطاليا سنة 1991 والذي انبثقت عنه توصيات دونت من قبل ( شارل دولار ) تحت عنوان : انعكاسات تكنولوجيا الإعلام علي مبادي ومناهج الأرشيف ، كما كانت عدة مؤلفات ومقالات في هذا الشأن نذكر منها أعمال ( ديفية برمان ) حول مواضيع عدة كالمسلمة الإلكترونية ، إدارة الوثائق كما عرفت بعض الدراسات حول التسيير الإلكتروني للوثائق إنتاجاً وافراً ومن هنا ظهرت بعض المفاهيم ذات صلة مباشرة بعملية الأرشفة الإلكترونية :
- أصلية الوثيقة الإلكترونية بما في ذلك إشكالية المعطيات الأولية .
- تسيير مرحلة الحفظ المؤقت .
- الأرشفة علي المدى الطويل وحفظ أرصدة بطاقات المعلومات الرقمية .
- استرجاع واتاحة المعلومات الرقمية .
أهداف الأرشفة والأرشيف الرقمي :
1- التحكم والسيطرة علي ظاهرة تدفق المعلومات وتفاقمها .
2- المراهنة علي الوثيقة باعتبارها مادة استراتيجية في حياتنا .
3- إعادة تنظيم الأرشيف في مطلع الألفية الثانية في محيط يجمع بالنظم الآلية والتقنيات التكنولوجية الحديثة .
4- تطبيق مهمة الحكومة الإلكترونية .
5- توفير المساحات المستهلكة لتخزين الملفات الورقية .
6- إمكانية البحث وسهولة تبادل الوثائق داخل وخارج المؤسسات .
7- زيادة فعالية الاطلاع .
خطوات الأرشيف الرقمي :
1- وضع خطة مدروسة ومقسمة إلى مراحل زمنية تستمد الخطة علي متطلبات عمل الأرشيف ومعاينته ( التجهيزات المادية ، أجهزة الحواسيب ، الكاميرات ، الماسحات الضوئية ، الوسائل السمعية والسمعية البصرية .... ) .
2- إعداد الكادر البشري المكلف بعمل الأرشيف وتأهيله .
3- تحديد الهدف من وجود الأرشيف غير تحديد الغاية من وجود الأرشيف وما ينتج ولماذا تصنعه .
4- اختبار الوثائق التي ستجري لها عملية الأرشفة .
5- تقسيم العملية علي مراحل زمنية يتم فيها وضع خطة لكل مرحلة يحدد فيها عدد الوثائق التي ستدخل في مرحلة العمل .
6- أخذ نسخة إلكترونية من الوثيقة عن طريق أجهزة معدة لذلك كالحاسوب وأجهزة الماسحات الضوئية أو أجهزة الكاميرا .
7- تخزين الوثيقة في نظام الأرشفة والذي يتبع عملية الفهرسة من داخل كلمات مفتاحية وتصنيف آلي لكل وثيقة والتي تنقسم بدورها إلى ثلاث مجموعات أساسية :
أ- الوثائق التي تتضمن معلومات عن نشاط أو تفكير : مثل معالجة النصوص والبريد الإلكتروني وهي محدودة نسبياً .
ب- قواعد المعطيات : وهي عبارة مخزن حيوي متغير المعلومات يستلزم التحديث والتجديد اليومي .
ج- بعض المنتجات : أي المعلومات الرقمية التي تدمج النموذجين السابقين وتتكون من عناصر ثابتة وأخرى حيوية وتتضمن رابط مع مصادر خارجية مثل مواقع الويب .
ما هي مميزات وسلبيات الأرشيف الرقمي ؟
مميزات الأرشيف الرقمي :
1- توفير الوقت والجهد :
يعتمد الأرشيف الرقمي علي طرق رقمية حديثة في إنشاء الوثائق وجمعها وحفظها وتنظيمها وسرعة استرجاعها بصور مختلةف مما يساعد علي توفير الوقت والجهد لجمهور المتعاملين مع الوثائق .
2 الدقة في إنجاز الأعمال :
نظراً لاعتماد الأرشيف الرقمي علي الأجهزة الإلكترونية الحديثة والحاسب الآلي فإن جميع الأعمال تتم بشكل آلي من خلال حزم برمجية جاهزة ، مما يؤدى إلى نتائج في غاية الدقة والسرعة أيضاً وخاصة فيما يتعلق بالحصول علي الاحصائيات المختلفة والتي كانت تحتاج لوقت وجهد كبيرين وغالباً ما كانت تحتوي علي أخطاء كثيرة في الأرشيف التقليدي .
3- تسهيل الإجراءات :
العمل من خلال الأرشيف الرقمي يتميز ببساطة وسهولة الإجراءات ، نظراً لوجود شبكات معلومات حاسوبية ( networks ) ووسائل اتصال حديثة مما يوفر علي جمهور المتعاملين معه الانتقال من مكتب للآخر .
4- قلة الاعتماد علي الأوراق :
مع استخدام الحاسب الآلي وتطبيقاته والأجهزة الإلكترونية الحديثة في نظم الأرشيف الإلكتروني يستخدم القائمون بأمره وسائل تخزين إلكترونية في حفظ المستندات والوثائق مما أدى إلى تقليص حجم الأرشيف التقليدي وقلة الاعتماد علي الأوراق .
5- سرية وأمن المعلومات والبيانات :
إن الاعتماد علي الحاسب الآلي في حفظ البيانات والمعلومات وفر العديد من طرق واساليب حماية وسرية البيانات مثل كلمة السر ( password ) علي جهاز الحاسب الآلي أو علي ملف بيانات أو من خلال تشفير البيانات .
6- إنجاز الأعمال عن بعد :
أصبح من الممكن بعد استخدام الحاسب الآلي وأجهزة الاتصالات الحديثة عن بعد ( telecommunication ) بإمكان أخصائي الأرشيف ( Archiviste ) أن يؤدى عمله من خارج مكتبه ومن منزله ، أو يمكن للعميل أيضاً إنجاز الكثير من معاملاته من المنزل أو بدون الحضور بشكل مباشر لمكاتب الأرشيف الإلكتروني .
سلبيات الأرشيف الرقمي :
1- ارتفاع نسبة أمية الحاسوب لدى مجتمع الموظفين .
2- قلة الوعي بمفاهيم وتطبيقات الأعمال الإلكترونية ومنها الأرشفة الإلكترونية .
3- عدم توفر الثقة في التعاملات الرقمية .
4- ارتفاع تكاليف الاستعانة بخبراء تكنولوجيا المعلومات .
5- اختلاف وتنوع الوثائق ( الأحجام ، المقاسات ، الألوان ... ) .
6- جودة الصور الرقمية المدخلة لأن حفظها أمر مهم بحيث تكون صالحة للاستخدام المستقبلي .
7- عدم توفر البحوث والدراسات اللازمة التي تتناول الأبعاد المختلفة لتطبيق الأرشفة الإلكترونية .
8- عدم توافر التشريعات القانونية اللازمة لأعمال الأرشفة والتوثيق .
مراجع البحث :
1- شعبان ، جمال . الحصيف في علم الأرشيف : الأرشيف السمعي البصري ، الأرشيف الرقمي ، والأرشفة الذاتية . ج.2. مستلة ما قبل النشر .
2- أبو سالم محمد مسعود محمد . الأرشيف الإلكتروني متطلباته مزاياه عيوبه ومتطلبات التأمين . مصر : جامعة المنصورة د.ت .
3- السيد ، حسب الله ، الشامي ، أحمد . الموسوعة العربية لمصطلحات علوم المكتبات والمعلومات والحاسبات . مج1 . القاهرة : المكتبة الأكاديمية ، 2001 .
4- عدة بن عطية ، محمد . شاشو ، إبراهيم . واقع الأرشيف في ظل التطورات التكنولوجية الحديثة : مصلحة أرشيف ولاية وهران نموذجاً : مذكرة ماستر : علم المكتبات : جامعة عبد الحميد بن باديس مستغانم ، 2018 .
5- الزهري ، سعد . الشراكة بين المكتبيين والأرشيفين . القاهرة . دار المصرية ، 2007 .
6- شواو، عبد الباسط . حفظ الأرشيف في ظل التطورات التكنولوجية الحديثة : دراسة ميدانية بمركز أرشيف ولاية سطيف : مذكرة ماستر : علم المكتبات : جامعة منتوري قسنطينة ، 2010 .
7- ابو شيع مصطفي علي . رقمنة الرصيد الأرشيفي : تجربة الوثائق القومية بمصر في رقمنة الوثائق . المؤتمر الدولي العشرين للمكتبات والمعلومات . المملكة المغربية : الدار البيضاء ، 2009 .
8- محمد ، مصطفي محمد علي . الأرشيف الإلكتروني . مصر ( د.ن ) ( د.ت) .
9- الهوش ، أكرم أبو بكر ، نظم الأرشفة الإلكترونية : دراسة تحليلية نقدية . المجلة العربية للأرشيف والتويق والمعلومات . س23 ، ع45 ، يونيو 2019 . صص 136-163 .
تعليقات