 |
| ما هي عملية التوظيف في المؤسسة ؟ وما هي مرحلها ؟ |
عملية التوظيف في المؤسسة ومراحلها :
تعتبر وظيفة التوظيف من المهام الرئيسية في المؤسسة ، والهدف منها هو تحقيق التوافق والانسجام بين طالب الوظيفة ومتطلبات الوظيفة الشاغرة حيث تتضمن عملية التوظيف في المؤسسة عدة مراحل من استلام الشخص طلب التوظيف إلى غاية تعيينه .
مراحل عملية التوظيف في المؤسسة :
أولاً : استقطاب الموارد البشرية :
ماهية استقطاب الموارد البشرية :
يعد استقطاب الموارد البشرية من النشاطات المؤثرة في أداء المنظمة وتحقيق أهدافها ، فاستقطاب الموارد البشرية الكفء وانتقاء أفضلها وتعيينه في المنظمة ، سوف يؤثر إيجاباً في مقدرتها علي الأداء في المدى القصير والبعيد .
كما يشير استقطاب الموارد البشرية إلى " مجموعة نشاطات المنظمة الخاصة بالبحث عن جذب مرشحين لسد الشوغر الوظيفية فيها وذلك بالعدد والنوعية المطلوبة والمرغوبة وفي الوقت المناسب " .
يركز الاستقطاب علي نشاطات منها : البحث وجذب مرشحين إلى المؤسسة بعد الاطلاع علي مواصفات وخصائص الوظائف الشاغرة ونوعية الأفراد التي ترغب فيهم باختيارهم وتعيينهم ، وتحديد سوق العمل المستهدف ، ويعد هذا النشاط من الأنشطة الداعمة لنجاح عملية الاستقطاب علي أساس المهارات والقابليات والمعارف المطلوبة للوظائف الشاغرة ... .
أهداف استقطاب الموارد البشرية :
تحقيق الأهداف الإستراتيجية للمنظمة يرتبط ارتباطاً مباشراً بمدى قدرة إدارة الموارد البشرية علي تزويد المنظمة بالأفراد القادرين علي وضع الاستراتيجيات التنظيمية موضع التنفيذ .
يقصد بعملية الاستقطاب الجهود التنظيمية الرامية إلى التأثر علي :
1- عدد الأفراد المتقدمين لشغل الوظائف .
2- نوعية الأفراد المتقدمين لشغل الوظائف .
3- احتمالات قبول هؤلاء الأفراد لشغل تلك الوظائف .
مما سبق يتضح أن الهدف الأساسي من عملية الاستقطاب هو ضمان تزويد المنظمة بالعدد المناسب من ذوي الكفاءات المرتفعة لاختيار أفضلهم لشغل الوظائف الشاغرة .
مصادر استقطاب الموارد البشرية :
هناك مصدران رئيسيان للحصول علي الموارد البشرية : المصادر الداخلية والمصادر الخارجية .
1- المصادر الداخلية :
من الطبيعي أن تستعين المنظمة أولاً بمواردها البشرية الذاتية في شغل الوظائف الشاغرة علي اعتبار هذه المارد البشرية علي دراية ومعرفة بالمنظمة ومكوناتها واتجاهاتها .
عملياً في الحالات التي يظهر فيها شغور لوظيفة أو عدة وظائف ، يتم الإعلان عنها داخلياً حتى يمكن لمن تتوافر فيه شروط شغلها التقدم للترشيح لهذه الوظائف ، حتى يتم في نهاية الأمر غربلتهم واختيار من تتوافر فيه المواصفات اللازمة لشغل الوظيفة .
هذا ويتم استقطاب الموارد البشرية داخلياً من عدة مصادر أبرزها : الترقية ، النقل والتحويل .
أ- الترقية :
تعتبر مسألة الترقية مسألة حساسة جداً من وجهة نظر الأفراد لأن قرار ترقية أي عامل قد يريح البعض ويمكن في نفس الوقت أن يربط البعض الآخر ، أو بالأحري جرح شعورهم خاصة إذا أهملت الإدارة وضع معايير ومقاييس موضوعية وعادلة لعملية الترقية .
ونعني بالترقية " عملية انتقال الموظف أو العامل من مركزه الحالي إلى مركز أعلى من حيث الصلاحيات والمسئوليات أو الحقوق والواجبات وعادة ما تكون مصحوبة بالزيادة في الأجور وكذا الامتيازات الوظيفية " .
ويمكن التمييز بين نوعين من الترقية هما :
- الترقية بالأقدمية : تستلزم حساب مدة زمنية معينة منذ بداية تعيين الفرد في وظيفته حيث في كل وظيفة يعمل مدة زمنية محددة ثم يترقي إلى وظيفة أعلى .
- الترقية بالاختيار : في هذا النوع من الترقية يتطلب من العامل قدراً وكفاءات علمية وفعاليات ابتكار وإبداع بغض النظر عن المدة الزمنية .
ب- النقل والتحويل :
هذا يعني عملية نقل الأفراد وتحويلهم من وظيفة إلى أخرى ، وتهدف هذه العملية إلى سد الشواغر من الداخل كما أنها تساعد علي إيجاد توازن في الموارد البشرية علي أقسام وفروع المؤسسة الواحدة .
ومن أبرز إيجابيات هذه السياسة التوظيفية الداخلية ، هو توزيع الفائض من الأفراد علي الأقسام أو الفروع التي تحتاج إليهم وهذه العملية تكون الإدارة قد خففت من شدة الازدحام الذي تعانيه بعض الفروع ، كما ستسمح كذلك للعمال باكتساب خبرات جديدة وإثراء سيرهم الذاتية .
2- المصادر الخارجية :
تلجأ المنظمة للمصادر الخارجية لتوفير احتياجاتها من الموارد البشرية ذات المهارات الخاصة وغير المتوفرة بداخلها ، فالاكتفاء الذاتي قد لا يتحقق في كثير من الحالات لذا فاللجوء للمصادر الخارجية مسألة ضرورية .
تشكل المصادر الخارجية سوق العمل لكافة المنظمات وقد لا ينحصر هذا السوق محلياً لبعضها ، وقد يمتد إلى أسواق ما وراء الحدود بحثاً عن المواهب من الموارد البشرية للبعض الآخر .
أما أهم المصادر المستخدمة لاستقطاب الموارد البشرية من خارج المنظمة : الطلبات الشخصية ، الإعلان ، المدارس والمعاهد المهنية والجامعات ، وكالات التوظيف الحكومية والخاصة .
أ- الطلبات الشخصية :
يسعي الارغبون في العمل إلى المنظمة ، وترك بياناتهم إلى وحدة الموارد البشرية ، وعندما يتم البت في الطلبات ، ترسل المنظمة للأفراد الذين وقع عليهم الاختيار .
ب- الإعلان :
يعتبر الإعلان من الطرق الشائعة الاستخدام للحصول علي الموارد البشرية ولغرض إنجاح الإعلان لابد من توافر شروط منها :
- أن يحدد الإعلان كل ما يتعلق بالعمل من شروط ومتطلبات ونوع المنظمة وأهدافها .
- ضرورة نشر الإعلان في جريدة واسعة الانتشار ومعروفة ومتداولة من قبل أكبر عدد من الجمهور .
- ضرورة توفر الوضوح والدقة في صياغة الكلمات المستخدمة في الإعلان مع الابتعاد عن الأوصاف الذاتية لنجاح المتقدم للعمل واعتماد المعايير الموضوعية .
ب- المدارس والمعاهد المهنية والجامعات :
تتوفر المدارس والمعاهد المهنية والجامعات علي مراكز للتعيين تهدف إلى إمداد كافة المنظمات بمعلومات وافية حول خريجيها ومواصفاتهم وتعد هذه المراكز بمثابة وسيط بين الخريج والمنظمات التي تتناسب مع تخصصه وكفاءته ومؤهلاته .
كما ويمكن تكفل الوزارة بتجميع كافة المعلومات عن الخريجين من كافة المدارس والمعاهد والجامعات وتقوم بمهمة توجيههم حسب الفرص المتاحة وتوزيعهم علي المنظمات المختلفة .
ج- وكالات التوظيف :
هي ثلاثة أنواع : وكالات التوظيف الحكومية ووكالات التوظيف الخاصة والمنظمات الاستشارية .
فالنوع الأول مكون لمساعدة الأفراد الباحثين عن العمل والمنظمات في إيجاد الأفراد المناسبين وهي مؤسسة من قبل الدولة حيث تحتفظ بسجلات بأسماء الأفراد الراغبين في العمل وبصورة خاصة الأفراد الذين يحملون مؤهلات دنيا ومهارات قليلة .
أما الوكالات الخاصة الفرق بين وبين الوكالات العامة في تقديمها الخدمة الخاصة بالمواقع العليا أي جذب الأفراد الذين يمتلكون مهارات متخصصة ومؤهلات عالية للعمل في المواقع العليا في المنظمات كما وتهدف إلى تحقيق الربح .
أما المنظمات الاستشارية فهي وكالات متخصصة في المساعدة علي الحصول علي موارد بشرية لشغل المناصب الإدارية الوسطي والعليا .
ثانياً : مرحلة الاختيار :
ثاني مرحلة بعد عملية الاستقطاب في إطار التوظيف في منظمات الأعمال هي مرحلة الاختيار ، وتشتمل هذه العملية علي تحديد الأشخاص الملائمين للتعاقد معهم الذين أظهروا طاقات وقابليات أدائية عالية .
هي المرحلة الثانية في وظيفة التوظيف ، ويمكن تعريفها بأنها : " انتقاء أفضل الأشخاص المرشحين وأكثرهم صلاحاً لشغل الوظيفة ، ويجب اعتماد مبدأ العدالة والمساواة وتكافؤ الفرص أمام جميع المرشحين وأن يتم الاختيار علي أساس الجدارة والاستحقاق ويجب أن يكون هناك نوع من الضبط عند اختيار الموظفين فالشخص المناسب في المكان المناسب " .
وتمر عملية الاختيار بالمراحل التالية :
1- ملء استمارة طلب التوظيف ، التي تضم معلومات أساسية حول درجة التعليم وخبرة المرشح للوظيفة وسابق تدرجه وتقدمه الوظيفي .
2- حصر المرشحين الفعليين للوظيفة من خلال مراجعة استمارات طلب التعيين ومقارنة المعلومات المدونة فيها مع متطلبات أشغال الوظيفة لاستبعاد من يفتقدون الشروط الضرورية ومن هم غير مؤهلين لإشغالها .
3- التحري عن المرشحين وطلب شهادات وكتب توصية للتأكد من سلامة الشهادات والوثائق المقدمة .
4- إخضاع المترشحين للاختبارات المطلوبة والتي تختلف باختلاف الوظيفة .
5- المقابلات :
تمثل المقابلة وسيلة شائعة الاستخدام لاختيار الموظفين الجدد ، وهي وسيلة مهمة ولكنها تنطوي علي مشاكل ، لذا تحتاج إدارة الموارد البشرية للاهتمام بتصميم المقابلة ، من يقوم بها والقضايا التي تناقض فيها وكيفية تقييم المرشح .
أنواع المقابلات :
هناك عدة أنواع للمقابلات نذكر منها :
- المقابلة التمهيدية :
للحصول علي معلومات أولية ويمكن تعبئة طلب التوظيف الخاص ( استمارة طلب تعيين ) .
من صفات هذه المقابلة قصرها أي لا تستغرق فترة طويلة ، والمسؤولين يهتمون في هذه المقابلة بملاحظة المظهر العام للفرد المتقدم للعمل ، ولياقته في التحدث ، إضافة إلى توجيه بعض الأسئلة القصيرة عن سبب تقديمه لهذا العمل والمستوي التعليمي له وخبرته السابقة .
- المقابلة النموذجية :
تجري هذه المقابلة عن طريق استخدام نموذج يحتوي علي أسئلة صممت للحصول علي المعلومات الضرورية .
- المقابلة الفردية :
يتم اللقاء بالمقابلة بين كل من المتقدم للوظيفة والجهات المكلفة بالتوظيف .
- المقابلة الانفعالية :
يستعمل لخلق جو من التوتر لدي الأفراد المرشحين ليتعرف علي مدى تحمل طبيعة تصرف الشخص أثناء جو من التوتر وفي ظل وجود مشاكل .
- المقابلة الجماعية :
وهنا تكون مجموعة من الأفراد .
- المقابلة الموجهة :
حيث يتم التركيز من هذا النوع من المقابلات علي توجيه الأسئلة من المقابل وعلي المتقدم الإجابة عن هذه الأسئلة .
- المقابلة غير الموجهة :
يتسم هذا النوع من المقابلات بالمرونة في الأسئلة ، ولا يوجد تقيد بمعلومات محددة يجب الحصول عليها .
6- الاختيار الفعلي وتقديم عرض مشروط للعمل :
تنطوي هذه المرحلة علي ترتيب المترشحين حسب تأهيلهم واختيار الأفضل بينهم ، ثم تقديم عرض أولي لهم بالتوظيف ، فمتي ما يتمد تحديد من سيتم اختياره يمكن للمؤسسة أن تقدم لهم عرضاً مشروطاً بالعمل يتضمن شروط الاستخدام ، وإذا تمت الموافقة عليه يتم تعيينهم بشرط اجتيازهم للفحوصات الطبية التي يمكن أن تكون مطلوبة .
أنواع الاختبارات :
هناك عدة أنواع للاختبارات نذكر منها :
- اختبارات القدرة علي الإنجاز : يقيس هذا النوع من الاختبارات مقدرة الشخص علي تأدية العمل وخبرته في فنون مهنته .
- الاختبارات الشخصية : هذا النوع من الاختبارات لقياس وتقييم بعض الخصائص يعتقد بأهميتها للنجاح في العمل ( المسؤولية ، الانجسام ، الموضوعية ، القيادة أو الهيمنة ) .
- اختبارات ميول الشخص وتوجهاته .
- اختبارات الذكاء : وتقيس قدرات المترشحين الذهنية مثل : القدرة علي تركيز الانتباه ، الذاكرة ، وحل المسائل الحسابية ، والقدرة علي إدراك العلاقات بين الأشخاص .
- إجراءات الفحص الطبي : يخضع المترشحون في كثير من المؤسسات إلى الفحص الطبي للتأكد من خلوهم من مشاكل صحية معينة لكونها من الشروط التفصيلية لإشغال الوظيفة ، وبهدف إعداد سجل عن الحالة الصحية للمترشح يمكن الاستناد عليها في إتمام إجراءات التأمين الصحي مستقبلاً ، أو مواجهة أي دعاوي تعويضات علي أضرار صحية مهنية قد تنشأ بعد ذلك .
ثالثاً : التعيين :
تعرف عملية التعيين : مجموعة الإجراءات التي تبدأ بعد اتخاذ قرار اختيار أفضل مرشح للوظيفة الشاغرة وتبدأ هذه الإجراءات بتقديم عرض عمل وحتى استكمال مسوغات التعيين واستلام الموظف الجديد عمله .
وأيضاً : وضع الفرد المناسب في الوظيفة التي تتناسب مع شروط ومستلزمات القيام بها ومؤهلاته وكفاءاته .
وتهدف عملية تعيين الموارد البشرية إلى تحقيق حاجات المؤسسة وحاجات الأفراد .
تتمثل المراحل المتعددة في عملية التعيين فيما يلي :
1- تحديد الحاجة إلى تعيين بعض الأشخاص .
2- تحديد متطلبات أو احتياجات العمل .
3- اتخاذ القرار بشأن مصادر الموظفين المحتمل تعيينهم .
4- تحديد طريقة الاختيار .
5- وضع المرشحين في قوائم قصيرة .
6- اختيار المرشح الناجح .
7- إعلام المرشحين بالنتيجة .
8- تعيين المرشح الناجح .
فوظيفة التعيين تسعي إلى إيجاد التناسب والتطابق بين شروط ومتطلبات الوظيفة الشاغرة أو المستحدثة ، وبين مؤهلات وكفاءات المستقدم لشغلها .
والشخص الذي صدر قرار تعيينه ، يتم توجيهه إلى العمل وتوظيفه ويتم تزويده بكافة معلومات المؤسسة والوظيفة التي قدمت له ، بحيث هناك بعض المؤسسات تخضع الموظف الجديد لبرنامج توجيهي يمتد فترة قصيرة تتراوح بين أسبوع إلى شهر ، بحيث تعرف الموظف علي أهداف العمل وأنظمة العمل ، خاصة القضايا التي تتعلق بالرواتب والتعويضات ، الكافآت والإجازات ، كما يتطرق البرنامج التوجيهي إلى بعض النواحي التدريبية في حالة استقطاب الموظف من خارج المؤسسة والهدف من الفترة التدريبية هو أن يتمكن الموظف الجديد من التأقلم مع ثقافة المؤسسة ومحيطها .
تعليقات