 |
| ما هي أنواع الرقابة ؟ وتصنيفاتها ؟ |
أنواع الرقابة :
تنقسم الرقابة إلى أنواع متعددة ومتباينة ، ومرد ذلك النظر إلى عملية الرقابة ذاتها سواء بوصفها إجراء سابق أو لاحق ، أو رقابة مالية أو قانونية ، أو بالنظر إلى السلطة أو الجهة القائمة بالعملية الرقابية سواء كانت رقابة ذاتية داخل الشركة أو خارجية من قبل جهات مخول لها ذلك قانوناً .
أولا : أنواع الرقابة من حيث ارتباطها بالعمل والهدف منه :
1- رقابة التصرفات القانونية :
تتناول الرقابة في هذا الشأن كافة التصرفات القانونية التي تمارسها الشركة وتمتد لكل ما تصدره من قرارات إدارية وما تبرمه من عقود .
ويأتي دور الرقابة في مدي كفاية القواعد القانونية ليبرز أن الرقابة ليس هدفها الأول مدى التزام إدارة الشركة بتحقيق الأهداف المرسومة لها فقط بل يتعداها إلى مرحلة أخرى وهي مدى كفاية ما تطبقه إدارة شركة التأمين مثلاً من قواعد قانونية علي ضوء ما تقضيه طبيعة نشاطها التقني وخصوصيته التي تميزه عن غيره من الأنشطة .
إضافة إلى مدى مسايرة هذه القواعد واستجابتها لتطورات الظروف الاقتصادية وغيرها من الظروف الأخرى ، غير أنه يجب ألا يحكم بعدم كفاية القواعد القانونية إلا بعد الاستعانة بوسائل تفسيرية مختلفة والرجوع للوائح التنفيذية فإذا ما ثبت عدم كفايتها أو عدم ملائمتها ، باتت تلك القواعد في حاجة إلى تعديل إما بالحذف أو الإضافة أو التحديث .
2- رقابة المخالفات المالية والإدارية :
هذا النوع من المخالفات يحتاج إلى رقابة متخصصة وهي غالباً رقابة خارجية إذ تنصب علي ما تصدره الإدارة من قرارات تأديبية علي عمالها إزاء خروجهم علي متقضي الواجب الوظيفي وبغض النظر عن القاعدة المستقرة ألا تكون الإدارة خصماً وحكماً في نفس الوقت حال مراقبتها لنفسها في ضوء ما يصل عليها من تظلمات العاملين فإن إسناد رقابة هذا النوع من التصرفات إلى جهات خارجية مرجعه هو مراجعة إدارة الشركة فيما اصدرته من قرارات تأديبية حيال المخالفين ، وتحقق في ما إذا كانت هذه القرارات عادلة وأنها قد اتخذت علي أدلة وإثباتات صحيحة وكافية ، بل يمتد إلى مدى خضوع أعمال ونشاط الشركة لمبدأ المشروعية ، فإذا خالفت ذلك بدت الحاجة ضرورية للبحث في مشروعية ما أنجزته الشركة من أعمال وما أصدرته من قرارات من حيث استيفائها لكافة الأركان القانونية ومدى التزاماها بالقواعد الموضوعية والإجرائية .
ثانياً : أنواع الرقابة من حيث وقت ممارستها :
يعتبر المعيار المعمول به في هذا النوع من أنواع الرقابة هو معيار الوقت أو الزمن الذي يتم ممارسة الرقابة فيه ، ومن هذا المنطلق يمكن لنا تقسيم الرقابة من حيث وقت ممارستها إلى رقابة سابقة ورقابة لاحقة .
1- الرقابة السابقة ( القبلية ) :
وهي التي تمارس حيال موضوع القرار أو الإجراء قبل أن يستكمل مقومات إصداره وتفترض الرقابة السابقة تمتع جهة الرقابة بسلطة الموافقة السابقة علي أعمال الشركة .
إذ نجد العديد من المزايا لهذه الرقابة كونها تساعد علي التنفيذ السليم للسياسة المالية والاقتصادية والاجتماعية للدولة ، كما تساعد علي الدقة في تطبيق القوانين واللوائح والتعليمات المالية المصدرة من قبل الوزارة الوصية .
بالإضافة إلى دورها في التقليل من فرص ارتكاب الأخطاء أو بالأحري منع وقوعها وإعطاء نوع من الثقة المسبقة خصوصاً فيما يتعلق بالمركز المالي للشركة لجميع المتعاملين معها سواء في الوقت الحالي أو في المستقبل بناءاً علي ما تم مراقبته ومطابقته مع تتطلبه النصوص القانونية والتشريع المعمول به في الدولة .
2- الرقابة أثناء التنفيذ :
يتم ممارسة هذا النوع من الرقابة عن طريق الأجهزة والإدارات بالوحدات المختلفة للتأكد من سلامة ما يجري عليه العمل داخلها ومن أن التنفيذ يسير وفقاً للخطط والسياسات الموضوعة ، وتتميز هذه الرقابة بالاستمرارية والشمول ، حيث تبدأ مع تنفيذ الأعمال وتنتهي بالانتهاء منها ، ومن ثم نجد أن من أهم مميزات هذه الصورة من صور الرقابة القدرة علي اكتشاف الخطأ أو القصور ، أو الإهمال فور وقوعه واتخاذ ما يلزم من الإجراءات لعلاجه قبل تفاقمه ليتطابق التنفيذ مع الخطط والسياسات الموضوعة .
فانطلاقاً من هذا التعريف أو المفهوم ، نجد أن هذا النوع من الرقابة يتجسد من خلال دور المدقق أو المفتش المراقب داخل الشركة ، من خلال الفحص والتقييم لإجراءات نظام الرقابة الداخلية الموضوعة من قبل الإدارة العليا للشركة .
3- الرقابة اللاحقة ( البعدية ) :
هي فحص ومراجعة العمليات المالية التي تمت فعلاً للكشف عما وقع من مخالفات مالية ، ويتسم هذا النوع من الرقابة بالشمول حيث أنه يشمل فحص الحسابات في مجموعها إضافة إلى الإلمام بالعمليات التقنية والمالية كاملة ، وإجراء المقارنة بين الحسابات والأنظمة ذات الطابع الواحد ، كما أن هذه الصورة الرقابية تسمح بمقارنة مصاريف وتكاليف السنوات المختلفة للتعريف علي أسباب الزيادة أو النقص ، فالرقابة اللاحقة تكشف وتحسم كثير من الأخطاء التي قد يتعذر كشفها ، أولاتظهر علي حقيقتها إذا روجعت منفردة وتتضح بعد تجميعها .
ومنه فإن بوجود رقابة بعدية تلحق بما قد تم إنجازه من عمليات تقنية ومالية في غطار سير أنشطة الشركة المختلفة ، يضع موظفي الشركة الإداريين والماليين والتقنيين بالدرجة الأولي موضع الكفاءة والدقة والفاعلية في إنجاز العمليات والمهام الموكل إليهم ، طالما أن هناك مراجعة لاحقة علي أعمالهم وتصرفاتهم المنجزة والحكم عليها ومطابقتها ، بالأهداف الرئيسية المسطرة للمنشأة .
ثالثاً : أنواع الرقابة من حيث الجهة القائمة بها :
تنقسم الرقابة حسب معيار الجهة القائمة بها إلى رقابة داخلية ورقابة خارجية .
1- الرقابة الداخلية :
ظهرت الرقابة الداخلية في المؤسسات علي إثر فضيحة " Watergate " لأول مرة في الولايات المتحدة الأمريكية في السبعينات القرن الماضي ، وهذا من خلال تبني الكونغرس الأمريكي ما يسمي باتفاقية الممارسات الأجنبية المشبوهة " The Foreign Corrupt Practices Act " سنة 1997 ، والتي نصت علي إلزامية وضع أنظمة للرقابة الداخلية لمساعدة المؤسسات الأمريكية علي التحكم في المخاطر التي تواجهها .
والرقابة الداخلية هي " رقابة ذاتية تمارس في الإدارات والمؤسسات والهيئات التابعة لها من السلطة العليا علي السلطة الدنيا وفقاً للتسلسل الإداري ، ومن قبل الرئيس علي المرؤوس عن طريق إعطاء الأوامر والتوجيهات والتعليمات والسهر علي تنفيذها " .
كما تعريف علي أنها : " الخطة التنظيمية والإجراءات التي تهدف إلى المحافظة علي ممتلكات المؤسسة وضمان كفاية استخدامها والتأكد من سلامة ودقة التسجيلات المحاسبية ، بحيث تسمح بإعداد بيانات مالية طبقاً للمبادئ المحاسبية المتعارف عليها " .
ومن يمكن القول أن الرقابة الداخلية هي كل أنواع الرقابة التي تمارسها كل منظمة أو مؤسسة بنفسها علي أوجه العمليات والنشاطات التي تؤديها والتي تمتد علي مستويات هيكلها التنظيمي ، وعادة ما تقسم الرقابة الداخلية داخل المنظمة إلى :
أ- الرقابة المحاسبية :
تتمثل الرقابة المحاسبية " Accounting Control " في الإجراءات التي تتعلق بحماية الأصول وضمان دقة وسلامة السجلات المحاسبية ومطابقة الأصول المدرجة بدفاتر وسجلات الشركة مع الأصول الموجودة بالفعل في أقسام الشركة المختلفة .
حيث تهدف الرقابة المحاسبية إلى التحقق من دقة المعلومات المحاسبية الواردة في التقارير والقوائم المالية ومن الأدوات الهامة في هذا المجال ما يلي :
- مراجعة مستندية .
- مراجعة فنية .
- تقييم العمل وفقاً لمستويات إدارية مختلفة .
- إتباع نظام محاسبي سليم ومتكامل .
- توفر نظام متكامل للضبط الداخلي .
ب- الرقابة الإدارية :
تهدف الرقابة الإدارية " Administrative Control " إلي التحقق من كفاءة أداء العمليات التشغيلية في الشركة والتحقق من الالتزام بالقوانين واللوائح ، والسياسات التي وضعتها إدارة الشركة ، وترتبط الرقابة الإدارية بالأقسام التشغيلية في الشركة وليس بالإدارة المالية ، وذلك نظراً لعدم ارتباط الرقابة الإدارية بصورة مباشرة بالسجلات والدفاتر المالية .
ومن الأدوات الهامة في هذا المجال نجد :
- الموازنات التخطيطية .
- موازنات البرامج والأداء .
- أنظمة التكاليف المعيارية .
- التسجيلات الإحصائية والرياضية .
- دراسة الزمن والحركة .
- التقارير الدورية .
ج- الضبط الداخلي :
ويشمل الخطة التنظيمية وجميع وسائل التنسيق والإجراءات الهادفة إلى حماية أصول الشركة من الاختلاس والضياع أو سوء الاستعمال ، ويعتمد الضبط الداخلي في سبيل تحقيق أهدافه علي تقسيم العمل مع الرقابة الذاتية ، حيث يجب علي كل موظف مراجعة موظف آخر يشاركه في تنفيذ العملية ، كما يعتمد علي تحديد الاختصاصات أو السلطات والمسؤوليات .
2- الرقابة الخارجية :
هي عملية الفحص الفني المحايد من طرف خارج المنشأة محل الرقابة بغرض التحقق من سلامة التصرفات ومدى الكفاءة في تحقيق الأهداف ، عادة ما يكون هذا الطرف مراقب أو مدقق خارجي لا ينتمي للشركة محل المراجعة بحيث يكون مستقلاً عن إدارتها ، وتتمثل مهامه في إبداء الرأي عن مدى صحة وسلامة القوائم المالية والمعلومات المحاسبية الموجودة بداخل الشركة .
وتعتبر الرقابة الخارجية عملاً متمماً للرقابة الداخلية ، ذلك لأنه إذا كانت الرقابة الداخلية علي درجة عالية من الإتقان بما يكفل حسن الأداء فإنه ليس ثمة داعٍ عندئذ إلى رقابة أخرى خارجية .
لذلك فإن الرقابة الخارجية في العادة تكون شاملة غير تفصيلية ، كما أنها تمارس بواسطة أجهزة مستقلة متخصصة ، تكفل عملية التأكد من أن الجهاز الإداري للمنظمة أو المنشأة لا يخالف القواعد والإجراءات ، وعادة ما تتبع أجهزة الرقابة الإدارة العليا ، وهذا ما يعطيها مكانة مرموقة وقوة دفع عالية واستقلالاً يمكنها من حرية العمل وبعدها عن تدخل الأجهزة التنفيذية في أعمالها أو محاولة التأثير في اتجاهاتها .
تعليقات