 |
| ما هو الأرشيف ؟ وما هي أنواعه ؟ |
ما هو الأرشيف ؟
هذه الكلمة رغم البساطة التي تظهر عليها إلا أن معناها غير واضح ، وتحتوي علي الكثير من الالتباسات ، حيث لا نجد هناك تعريفاً متفقاً عليه من طرف الجميع ماعدا المفهوم المتعارف عليه في الثقافة الشعبية " الوثائق القديمة " .
لذلك اختلفت التعاريف نتيجة التجارب والاتجاهات من شخص لآخر ومن بلد لآخر مع تطور الأرشيف .
فقد وردت عدة تعاريف مختلفة ومتعددة حول كلمة أرشيف ، هذه الأخيرة تتميز بالشيوع والتداخل ، ومع ذلك لا يسهل ضبط تعريف دقيق وعلمي لها .
وربما يساعد علي تحديد مفاهيم أصلها اللغوي والمعاني المختلفة التي استعملت خلال العصور ، ومن أهم هذه التعاريف نجد ما يلي :
التعريف اللغوي للأرشيف :
الأرشيف كلمة يونانية الأصل كغيرها من المصطلحات الكثيرة ، أخريون archeion مشتقة من كلمة يونانية أرخ Arch وتعني السلطة ، وأحياناً تعني الوظيفة ، والوظيفة هنا بمعني العمل الإداري أو الحكومي ، كما تدل هذه الكلمة علي المناصب الرئيسية ، وقد أطلقت علي مجموع الأوراق والمستندات التي تتجمع لدي الموظف أثناء عمله .
وهناك من الدراسات التاريخية ما يقول بأن كلمة الأرشيف يونانية الأصل استعملت للدلالة علي المكتب ، كما استخدمت في اللاتينية كمفهوم للورقة ، مشتقة من الكلمة اليونانية Archion التي كانت تعني كذلك مكان إقامة القاضي كما ترتبط كلمة Arch مع كل ما هو قديم في اللغة اليونانية أيضاً ، وتوسع استعمالها في باقي اللغات الأخرى الأوروبية ومنها العربية .
كما ورد في معجم " le petit robert " الفرنسية أن كلمة أرشيف تعني مجموعة الوثائق والأوسمة والعقود القديمة ، وانطلاقاً من هذه التعاريف نجد أن الأرشيف يعني المكان الذي توضع وتحفظ فيه جميع أنواع الوثائق ( الناتج عن السلطة عموماً ) .
التعريف الاصطلاحي للأرشيف :
تعددت تعريفات الأرشيف ، ويمكن ذكر بعضها كما يلي :
1- أجمع كل من معجم " أكسفورد " الإنجليزي و " رويم " علي أن الأرشيف هو مجموعة من الوثائق التي انتهت الأهمية اليومية لها ، واختلفوا علي الأمكنة التي يحفظ فيها الأرشيف كما أطلق معجم أكسفورد الكلمة علي الهيئة القائمة بعملية الحفظ ولكن رغم اشتمال هذه التعاريف علي بعض العناصر والمميزات الضرورية للأرشيف كقيمة الوثيقة التاريخية والحفظ في المستودع ، إلا أنها تبقي ناقصة لا تفي بالغرض المطلوب ولا تعطي مفهوم شامل ولا تعريف وافي لكلمة الأرشيف .
2- كما يعرفه معجم البنهاوي في مطصلحات المكتبات والمعلومات : " بأنه مجموعة منظمة من السجلات والملفات التي تختص أو تتعلق بأحد المنظمات أو المؤسسات أو الهيئات " .
3- الأرشيف هو عبارة عن المواد التي تحفظ لضرورة الرجوع إليها ، وتكون في شكل أوراق مجمعة ، لذلك فالأرشيف هو مجموعة الوثائق التي تنتج عن نشاط إدارى من خلال عمليات تبادل المعلومات والإجراءات نتيجة لإداء جماعي للأمور الإدارية والمالية والفنية .
4- تعرف المجموعات الأرشيفية علي أنها الوثائق التي أُنشئت أثناء تأدية أى عمل من الأعمال وكانت جزء منه ، لذلك فهي تحفظ للرجوع إليها ، وهي لا تكون فقط حكومية بل قد تكون أيضاً وثائق خاصة بالجمعيات ، الأشخاص ، والهيئات الأخرى الغير الحكومية .
أنواع الأرشيف :
أولاً : أنواع الأرشيف حسب شكل الوعاء :
بدأ الإنسان بتدوين المعلومات الناتجة عن نشاطه فيما توفر لديه من الطبيعة من وسائط تقليدية ، وبظهور الورق اعتمدت الوثيقة المكتوبة أو المطبوعة حتى ظهرت وتطورت وسائط تكنولوجيا المعلومات إذ أن إنتاج الورق والمستندات كان يتلخص خاصة في الأوعية الورقية سواء كانت صنية أو صورة أو خرائط . ثم ظهرت الأشرطة الفيلمية والفيديوهات ونحن اليوم نشاهد التطور المستمر والمتزايد للمنتجات الإلكترونية .
وبالتالي يختلف شكل الارشيف حسب الوعاء وهو أنواع :
1- أرشيف الوسائط التقليدية :
استخدام العراقيون القدامي منذ فجر التاريخ الطين كمادة للكتاب في شكل لوحات طينية كما استخدم المصريون الحجر وأوراق البردي والأخشاب والمعادن ، واستخدم العرب الحجر والرق ( الجلود ) وعرفوا الخرائط كوثائق لكشف المناطق الجغرافية والحدود وتبين النشاطات الحيوية والاقتصادية والسياسية للبلاد .
2- أرشيف الوثائق المطبوعة :
ويشمل تعريف الوثائق جميع النصوص والموضوعات المنقوشة والمكتوبة التي دونت لأهداف متنوعة ، ولمن يكن تدوينها أصلاً بغرض نشرها كما تضم الوثائق المطبوعة بشتي أنواعها الرسمية وتشتمل علي معاهدات وقوانين ومراسيم وأمانات وغيرها مما يتصل بشؤون الحكم ، وشتي أنواعها الخاصة .
وتشمل سجلات وعقود وخطابات وغير ذلك ولا تقل الوثائق الخاصة في قيمتها وأهميتها عن الوثائق الرسمية إذ تلقي الضوء علي أحوال مجتمعها ، والعلاقة بين أفراده وبينهم وبين السلطات الحاكمة . وغير ذلك من الأمور ويزيد من قيمتها أنها تصل إلينا مكتوبة بخط أفراد من الشعب دون تزوير أو تحريف .
3- المصغرات الفيلمية :
وهي عبارة عن أسلوب تعامل تقني حديث من مصادر المعلومات ، يعتمد علي تسجيل العديد من مصادر المعلومات ، علي أفلام خاصة بمساحة صغيرة جداً وحفظها في أماكن صغيرة ، واسترجاعها بسرعة عند الضرورة .
ويمكن خزنها من خلال هذه المصغرات الفيلمية التي تستند أساساً إلى إمكانية تصوير النسخ الأصلية من الوثائق علي افلام مصغرة . وإرجاعها إلى حجمها الطبيعي أو تصغيرها أو تكبيرها .
4- الأرشيف الإلكتروني :
هو سلسلة من الرموز المسجلة علي أوعية إلكترونية وهو الوحدة الأساسية للمعلومة في عالم المعلومات الإلكترونية ، ما يستلزم اللجوء إلى وسائل تكنولوجيا لقراءتها والاستفادة منها ، فهي تختلف عن الوثائق الورقية التي تحتوي معلومات قابلة للاستغلال فور الحصول عليها ودون تجهيزات خاصة .
ويتميز هذا النوع من الوثائق بالعملية وسرعة الاستغلال والنسخ والتعديل والتبادل .
كما تقضي علي مشكلة الحيز المكاني نتيجة لطاقة الاستيعاب الهائلة لها ، إلا أنها بحكم سهولة التعديل تفقد أصالتها الأولي وكذلك تتميز بالصعوبة والتعقيد بالنسبة للوصف الأرشيفي كما لا تتميز بعضها بالسرية في ظل عدم وجود نظام صارم للإطلاع عليها وهي أنواع :
- الأقراص الضوئية والبريد الإلكتروني أو ملفات معالجة النصوص وهي وثائق تتضمن معلومات نشاط أو تفكير .
- قواعد المعطيات وهي عبارة عن مخزن حيوي للمعلومات يستلزم التحديث والتجديد اليومي . منتجات المعلومات الرقمية والتي تدمج النموذجين السابقين وتتكون من معلومات وعناصر ثابتة أو حيوية ، تتضمن روابط مع مصادر خارجية كمواقع الويب .
ثانياً : أنواع الأرشيف حسب أعمار الوثيقة :
إن نظرية الأعمار الثلاثة للأرشيف جاءت لتوضيح دورة حياة الوثيقية الأرشيفية منذ ميلادها في المكاتب الإدارية إلي غاية حفظها أو إتلافها .
ويعتبر ظهور مراكز الأرشيف الوسيط بو. م. أ خاصة أثناء الحرب العالمية الأولي التي شهدت انفجاراً وثائقياً تمثل في الأرشيف العسكري ، حيث تم إنشاء مراكز الحفظ للأرشيف الوسيط مما ساهم في ظهور نظرية الأعمار الثلاثة علي يد العالم الأمريكي Chellemberg الذي ألف كتاب سماه نظرية الأعمار 3 سنة 1956 . حيث تقوم هذه النظرية علي أساس القيمة الذاتية التي تملكها الوثائق والأوراق عبر مراحلها العمرية المختلفة والمراحل العمرية التي تمر بها الوثيقة هي :
1- الأرشيف الإداري ( العمر الأول ) :
وتبدأ عندما تنشأ الوثائق في المكاتب الإدارية في هيئة وثائق إدارية ، وهذا هو الميلاد الأول وتبلغ مدة هذا العمر علي وجه التقريب 5 سنوات ، وتبلغ فيه القيمة الأولية للوثائق أقصاها وهي القيمة التي من أجلها أنشأت الوثائق سواء القيمة المالية أو القانونية أو الإدارية .
فحين تبلغ فيها القيمة الثانوية أدناه والقيمة الثانوية هي أهمية الوثائق في البحث العلمي لا يتم الاحتفاظ بهذه الوثائق في هذا العمر في المكاتب الإدارية لأنها تستخدم استخداماً يومياً ، مهما كلف ذلك العاملين من جهد ومكان ونفقات لأن قيمتها في نظرهم تفوق تكاليف إيوائها .
2- الأرشيف الوسيط ( العمر الثاني ) :
ويطلق عليه أرشيف الجيل الثاني ، أو الأرشيف الانتقالي ، حيث في هذه المرحلة ينقص الاستغلال الإدارية للوثيقة ، فتفقد أهميتها اليومية وتتحول تدريجيا إلى أماكن مخصصة للحفظ المؤقت .
أما فيما يتعلق بسن الوثائق فهي عادة تتجاوز عمرها الخمس سنوات إذ تعتبر مرحلة حساسة في حياة الوثيقة الأرشيفية باعتبارها أن مصيرها يتقرر في هذه المرحلة .
تتميز هذه المرحلة بخصائص نجملها في :
- الملفات مغلقة غير قابلة للإضافة عن طريق الجهة المنتجة .
- تحفظ المفات في هذا العمر في مصلحة الحفظ المؤقت .
- قلة التردد علي هذه الملفات في هذه المرحلة .
- انتقال قيمة الوثائق في هذه المرحلة من القيمة الأولية إلى الثانوية مما ينقص لديه القيمة الإدارية .
3- الأرشيف التاريخي النهائي ( العمر الثالث ) :
يشمل الوثائق التي تقرر حفظها بصورة نهائية أبدية ، وتحمل هذه الوثائق التي تقرر حفظها قيمة تاريخية ذات أبعاد علمية وثقافية ، حيث يرجع إليها علي مر الأزمنة بعد أن تفقد هذه الوثائق أهميتها بالنسبة للإدارة المنتجة لها .
وعادة فإن حياة الوثائق التي تكون في هذا الأرشيف تفوق 15 سنة فما فوق ، أما مدة استبقاء الوثائق في هذا العمر ليس لها مدة محدودة وإنما هي أبدية غير محدودة ويتم حفظ الأرشيف التاريخي في ظروف ملائمة حتى يستخدم للبث فيما بعد ، إذ تتم معالجته ووصفه وإعداد وسائل البحث من خلاله إذ يعد إرثاً ثقافياً وحضارياً .
ثالثاً : أنواع الأرشيف حسب ملكية الوثائق :
1- الأرشيف العمومي :
يعرف الأرشيف العمومي بأنه : يتكون الأرشيف العمومي من الوثائق التاريخية ومن الوثائق التي تنتجها أو تسلمها هيئات الحزب والدولة والجماعات المحلية والمؤسسات والهيئات العمومية .
إلا أن هذا التعريف يشير إلى الوثائق التاريخية وهو بذلك يستثني الوثائق الأخرى ذات القيمة الإدارية والتي تعتبر أيضاً أرشيفاً عمومياً .
2- الأرشيف الخاص :
يشمل الأرشيف الخاص علي الوثائق الصادرة عن الأفراد والجماعات كالهيئات والمنظمات والاتحادات ويطلق عليها أحياناً " الوثائق شبه الرسمية " وصفة شبه الرسمية لوثائق هذه الجهات جاءت نتيجة لموافقة الجهات الحكومية بممارسة هذه الجهات لنشاطها .
كما يمكن أن توضع هذه الوثائق الخاصة في مراكز حفظ الأرشيف إلى جانب الأرشيف العمومي للإطلاع عليها ، خاصة لما يكون لها من يستفيد منها الباحثون ، وهذا حسب إرادة مالكيها .
رابعاً : أنواع الأرشيف حسب النشاط :
1- الأرشيف التاريخي :
يضم كافة الوثائق المتعلقة بتاريخ القطر وفي كافة النواحي : السياسية ، الاقتصادي السياسية ، الاقتصادية ، الاجتماعية ، الثقافية ، الفنية ، العسكرية ، وغير ذلك ، وفي الآونة الاخيرة لم تعد هناك أهمية للأرشيف التاريخي ، فقد توزعت وثائقه علي الأصناف الأخرى من الأرشيفات ، كما هو معلوم أن كل علم من العلوم وكل نشاط من الأنشطة له تاريخ .
2- الأرشيف القضائي :
ويضم وثائق وزارات العدل والمحاكم والهيئات التشريعية والقضاية ، وكذلك القوانين والأنظمة والمحاكم الخاصة ، وما يتصل برجال القانون والقضاة وما إلى ذلك .
3- الأرشيف السياسي :
ويضم وثائق الوزرات والمؤسسات والدوائر الحكومية بأنواعها والجامعات والمعاهد والهيئات المختلفة وكذلك الشركات والصالح التي مارست أو تمارس مختلف الأعمال والأنشطة الإدارية .
4- الأرشيف السري :
يضم الوثائق السرية التي تتصل بسلامة وأمن الدولة وسياستها وغالباً ما يكون هذا الأرشيف تحت إشراف شخصية كبيرة مسئولة ويرتبط إما برئاسة الجمهورية أو بمجلس الوزراء أو وزارة الداخلية ، ولا يباح الإطلاع علي وثائق هذا الأرشيف إلا في الحالات الاستثنائية والمواقف السياسية التي تستوجب ذلك .
تعليقات