U3F1ZWV6ZTIzNTU5OTQyOTc0Njc4X0ZyZWUxNDg2MzY0OTI3Njg4Ng==
اعلان اسفل القائمة الرئيسية

المعلومات ، مفهومها ، أنواعها ، أهميتها

المعلومات وعلاقتها بالبيانات  

المعلومات وعلاقتها بالبيانات

المحتويات : 

- مفهوما البيانات والمعلومات . 
- مراحل تحويل البيانات الي معلومات . 
- أنواع المعلومات . 
- أهمية البيانات والمعلومات لاتخاذ القرارات . 
- اقتصاديات المعلومات . 
- خصائص المعلومات اللازمة لاتخاذ القرارات الفعالة . 

 مفهوما  البيانات والمعلومات : 

تعتبر المعلومة في المنظمات العصرية موردا لا يقل أهمية عن عنصر رأس المال أو العمل، إذ أنهما تعد المصدر الأساسي لكل القرارات؛ فاتخاذ القرار في الأصل هو نتاج عملية مفاضلة  بين عدة بدائل، وهذا حتما لا يتأتى إلا بالاعتماد على معلومات صحيحة وملائمة ناتجة عن نظام متكامل. 

إلا أنه كثيرا ما وقع الخلط بين مفهومي المعلومات (Informations) والبيانات (Data) مما يستدعي ضرورة توضيح مفهوم كل منهما :

ان المعلومات هي بيانات تمت معالجتها لكي تصبح ذات منفعة لطرف ما، أي أنهم يعتبرون البيانات مادة خام تحتاج إلى معالجة وتحويل لتصبح معلومات.

اما البيانات فهي الحقائق والأرقام والخرائط والكلمات والإشارات التي تعبر عن فكرة، والتي يمكن ترجمتها ومعالجتها من قبل الإنسان أو الأجهزة الالكترونية لتتحول إلى نتائج يمكن الاستفادة منها.

فالبيانات هي تمثيل لحقائق أو مبادئ أو تعليمات في شكل رسمي مناسب للاتصال، والتفسير والتشغيل بواسطة الأفراد أو الآلات الأوتوماتيكية . 

في حين نجد ان المعلوماتخي البيانات التي خضعت للمعالجة والتحليل والتفسير بهدف استخراج المقارنات والمؤشرات والعلاقات التي تربط الحقائق والأفكار والظواهر بعضها بعض . 

مراحل تحويل البيانات إلى معلومات 

إن العمليات التشغيلية التي تخضع لها البيانات ( المادة الأولية )  لتحويلها إلى معلومات قد تكون بسيطة أو معقدة، ويمكن تبسيط المعقدة وتجزئتها إلى عناصر أبسط تساهم في إنتاج المعلومات عن طريق إحدى العمليات التالية مستقلة أو عن طريق مجموعة منها: 

1. الحصول على البيانات وتسجيلها:

 ينبغي أولا الحصول على البيانات من مصادرها الداخلية أو الخارجية ومن ثم القيام بتسجيلها إما يدويا، آليا أو إلكترونيا، أو بأية طريقة أخرى، و بعد ذلك يتم تخزينها. 

2. مراجعة البيانات: 

وهذا يعني مطابقتها مع المستندات الأصلية التي نقلت منها، وذلك بغرض اكتشاف الأخطاء التي وقعت أثناء تسجيلها و بالتالي القيام بتصحيحها. 

3. التصنيف: 

أي القيام بوضع البيانات في شكل مجموعات متجانسة استنادا إلى معيار معين. وهناك العديد من المعايير الممكن استخدامها، فقد يصنف العمال على أساس مستواهم التعليمي أو مستوى أجورهم، وقد تصنف المبيعات على حسب القطاعات السوقية ... وهكذا. 

4. الفرز: 

يقصد بها ترتيب البيانات بطريقة معينة تتفق والكيفية التي تستخدم بها تلك البيانات، فقد يتم ترتيب أسماء العملاء حسب الحروف الأبجدية أو حسب حجم معاملاتهم، وقد يتم ترتيب الديون حسب حجمها أو حسب اقتراب وقت سدادها ... وهكذا. 

5. التلخیص:

 تهدف عملية التلخيص إلى دمج وجمع مجموعة من عناصر البيانات لكي تتوافق واحتياجات مستخدميها، وعادة ما يتم استخدام البيانات الملخصة في المستويات الإدارية العليا للمنظمة، فالقوائم المالية كالميزانية و ميزان المراجعة تعتبر تلخيصا للعديد من العمليات المحاسبية، وهي بالتالي تعطي صورة واضحة عن الحالة المالية للمؤسسة في فترة معينة مما يسمح للمدير أو لمجلس الإدارة باتخاذ القرارات المناسبة. 

6. العمليات الحسابية والمنطقية: 

بطبيعة الحال قد تكون العمليات الحسابية بسيطة أو معقدة، فعمليات الجمع والطرح والضرب والقسمة كحساب أجر العمال أو حساب أقساط دين هي عمليات بسيطة، أما بحوث العمليات وطرق النقل والشبكات وأساليب الاقتصاد القياسي فتعتبر عمليات معقدة. 

7. التخزين: 

يتم تخزين البيانات وحفظها بواسطة الدفاتر والسجلات الورقية، أو بوسائط ممغنطة أو الكترونيا أو بأية تقنية معلومات أخرى لغرض استخدامها حين الحاجة إليها، وتؤثر وسيلة الحفظ المستخدمة على طريقة وكفاءة استرجاعها فيما بعد. 

8. الاسترجاع: 

يقصد به البحث عن عناصر بیانات معينة واستدعائها عند الحاجة إليها. 

9. إعادة الإنتاج: 

وتعني تقديم تلك البيانات في شكل يمكن أن يفهمها ويستخدمها من يطلبها، فقد يتم تقديم البيانات في شكل تقرير مكتوب أو في شكل رسومات بيانية أو هندسية، كما يتم تقديمها من خلال شاشة الحاسوب مباشرة، أو قد تكون في شكل وسائط التخزين في حالة الحصول على نسخ إضافية من البيانات التي تم تخزينها. 

10. التوزيع والاتصال: 

إن الهدف الأساسي من كل الخطوات السابقة (مراحل تشغيل البيانات) هو تقديم المعلومات لمن يحتاجها، ومن ثم فإن هدف التوزيع و الاتصال هو إيصال البيانات المستخدميها في الوقت والمكان و بالشكل المناسب. 

 أنواع المعلومات : 

عموما يمكن تصنيف المعلومات حسب أحد المعايير التالية: 

1. معیار مصدر المعلومات: 

فقد تكون المعلومة تخص جانبا داخليا في المنظمة فتعتبر معلومة داخلية، وقد تكون ناشئة من خارج المنظمة فتعد من المعلومات الخارجية. 

2. المعلومات الأولية والمعلومات الثانوية: 

تقسم المعلومات حسب هذا المعيار إلى أولية وثانوية، فالأولية هي التي تجمع بصفة خاصة المشكلة معينة، وهي المعلومات المقدمة للمرة الأولى لمجموعة معينة أو فرد معين.

 وقد يكون ما جمعه أحد الأفراد لأول مرة مماثلا لما قد جمعته المنشأة في وقت مضى؛ لذلك إذا جمعت الشركة معلومات بنفسها أو استأجرت مكتب استشارات الأداء العمل نيابة عنها فإن هذه المعلومات تكون بالنسبة لها معلومات أولية حتى ولو قامت شركات أخرى بتجميع نفس المعلومات. 

أما المعلومات الثانوية فهي التي تم تجميعها وتخزينها مع قابليتها للاسترجاع، وغالبا ما يحتاج المديرون لهذا النوع من المعلومات الخاصة بالمشاكل التي يواجهونها. 

ومن الصعب ترتيب هذه الأنواع حسب أهميتها كأن نقول أن المعلومات الأولية أكثر قيمة من المعلومات الثانوية نظرا لتنوع المنشآت واختلاف احتياجاتهما. 

وتتحدد منفعة كل نوع من المعلومات بخصائص الصناعة أو المنشأة أو المستوى الوظيفي الذي ستستخدم فيه هذه المعلومات؛ فمثلا قد يعتمد مدير التسويق بدرجة كبيرة على معلومات بحوث احتياجات المستهلك المجمعة كمعلومات أولية، ويعتمد مدير المشتريات على المعلومات التي توفرها الحكومة عن الاتجاهات المتوقعة لأسعار المواد الأولية كمعلومات ثانوية. 

3. درجة التغير: 

فالمعلومات قد تكون ثابتة لا تتغير كأسماء العمال وتواريخ ميلادهم في مصلحة الموارد البشرية، أما عناوينهم وحالتهم الاجتماعية وكذا مناصبهم فتعتبر معلومات متغيرة. 

4. درجة الرسمية: 

فالمعلومات الرسمية هي كل المعلومات التي تخرجها وتقدمها نظم المعلومات داخل المنظمة، كالقوائم المالية وتقارير الأداء، الفواتير وأوامر الشراء، إضافة إلى التعليمات والمتطلبات القانونية والإجراءات المحاسبية وكذا متطلبات التخطيط والموازنة واتخاذ القرارات المختلفة ... وغيرها أي أن تدفقها مرتبط بالهيكل التنظيمي للمؤسسة.

 أما المعلومات غير الرسمية فهي التي تأتي من خارج نظم المعلومات الخاصة بالمنظمة، كالإشاعات والخبرات الشخصية والآراء والأحكام ... وغيرها، فهي تستخدم كمكمل للمعلومات الرسمية ويمكن استخدامها كبديل في حالة عدم وجودها. 

5. على أساس استخدامها في العمل الإداري:

 تقسم إلى : 

- معلومات إنمائية : 

وهي التي يحتاجها الإداري في تطوير وتنمية القدرات وتوسيع المدارك في مجال العمل والحياة، مثل المعلومات التي يتلقاها المتدربون في الدورات التدريبية. 

- معلومات إنحازية: 

وهي المعلومات التي يحتاجها الإداري في اتخاذ قرار وإنجاز عمل أو مشروع، کاتخاذ قرار بتعيين موظف أو شراء جهاز أو غيرها. 

- معلومات تعليمية: 

وتتمثل في المعلومات التي تحتاجها الإدارة في المؤسسات التعليمية مثل الجامعات والمعاهد والمدارس. 

- معلومات إنتاجية: 

وهي المعلومات التي تفيد إجراء البحوث التطبيقية وفي تطوير وسائل الإنتاج واستثمار الموارد الطبيعية والإمكانيات المتاحة بشكل أحسن، کالمعلومات عن سلعة معينة. 

6. حسب معيار وظيفة المنشأة: 

تقسم إلى معلومات متعلقة بالإنتاج، بالتسويق، بالتمويل، بالموارد البشرية، بالخدمات الإدارية أو بالبحث والتطوير. 

 اقتصاديات المعلومات :

في حقيقة الأمر أصبحت المعلومات تعد أحد الموارد الأساسية التي تعتمد عليها المنظمة. 

إلا أنها تعتبر موردا غير ملموس شأنها في ذلك شأن العلامات التجارية وبراءة الاختراع، وكون المعلومات موردا هذا يعني أن لها تكلفة معينة جراء الحصول عليها ومنفعة مترتبة على استعمالها.

والمنطق عادة يقضي بعدم التضحية بأي تكلفة لمورد معين تزيد على المنفعة المترتبة على اقتنائه واستخدامه، كما أن هناك مجموعة موارد يسهل قياس تكلفتها والمنفعة المترتبة على اقتنائها، ومجموعة موارد أخرى قد يصعب أو يستحيل القيام بذلك خاصة إذا كانت المنفعة المترتبة عن ذلك المورد غير ملموسة.

وخير مثال على هذه الحالة أحد المعلومات الرسمية أين تقوم المنظمات بإنفاق استثماري كبير في الأفراد والآلات والأدوات... وغيرها، حتى يمكنها تلبية الحاجات المختلفة من المعلومات.

وكلما زاد حجم المنظمة واتسعت نشاطاتها كلما زاد إنفاقها وبالتالي طرح مشكلة تحديد وقياس تكلفة المعلومات ومقارنتها بالمنفعة المترتبة عليها، وهذا ما سيتم التطرق له في هذا المطلب. 

أولا: تكلفة إنتاج المعلومات 

يولي المسيرون أهمية قصوى لكل ما له علاقة بزيادة الأرباح وتقليل التكاليف، وبما أن حجم الإنفاق على المعلومات يعد بمئات أو بملايين الوحدات النقدية سنويا.

 فقد أولوا لهذا العنصر کامل الأهمية في المنظمات الكبيرة وخصوصا تلك المتعلق نشاطها بميدان التكنولوجيات والاتصالات، حيث أن حجم الإنفاق على المعلومات يختلف من مؤسسة الأخرى لعدة عوامل لعل أهمها: حجم المنظمة طبيعة المنظمة والغرض من وجودها، نوعية الإدارة والطرق التي تستخدمها لأدائها للعمل، اختلاف الطرق المحاسبية لمعالجة تكلفة إنتاج المعلومات. 

عمليا، ومن واقع الأعمال عادة ما يتم ربط تكلفة إنتاج المعلومات بنشاط معين أو أكثر مثل تكلفة إعداد الأجور، أو تكلفة إعداد طلبات العملاء، أو تكلفة إعداد الخطط الشهرية ...أو غيرها.

 وعادة ما يتم تصنيف التكاليف بحسب سلوكها خلال فترة زمنية معينة؛ فيعبر بالتكلفة المتغيرة على التكلفة التي ترتبط مباشرة بحجم العمل أو النشاط، وتكلف شبه متغيرة على تلك التي تتغير فقط عند أحجام معينة من النشاط، بينما لا تتغير التكلفة الثابتة مع التقلبات الطبيعية في حجم النشاط .

وتعرف التكلفة "الغارقة" على أنها نوع من التكلفة الثابتة والتي يتعين إنفاقها كشرط لأداء العمل، وعادة ما يستخدم هذا التصنيف في ما يتعلق بالأنشطة الجارية، خلافا لتصنيف آخر للتكاليف يتواجد عادة في المنظمات التي تتميز بعدم استمرارية النشاط، فنجد أن تكلفة الإنشاء هي التي تنفق لتحديد وتصميم وتكوي مورد معين بينما تعبر تكلفة البدء عن التكلفة التي يتم إنفاقها لبدء استخدام المورد الذي تم تكوينه وتمثل تكلفة التشغيل تلك التكلفة التي تنفق لاستخدام المورد بصفة مستمرة، إذ يفيد هذا التصنيف الأخير بالخصوص عند تقييم مشروع اقتناء مورد معين. 

وهذان التصنيفان يفيدان كثيرا في تفهم وتفسير التكلفة المتعلقة بإنتاج المعلومات؛ إذ عادة ما يتطلب إنتاج معلومات رسمية جهدا أوليا كبيرا (كالجهد اللازم لتطبيق طريقة جديدة لتشغيل البيانات).

 وتعتبر تكلفة هذا الجهد بمثابة تكلفة إنشاء، كما يمكن اعتبارها تكلفة غارقة تبعا للتصنيف المختار، وبمجرد أن تصبح طريقة تشغيل البيانات الجديدة صالحة للاستخدام فإن تكلفة التشغيل يمكن تصنيفها إلى تكلفة متغيرة، شبه متغيرة أو ثابتة.

وإذا تم النظر إلى الطرق الأربعة الممكنة لإنتاج المعلومات  وهي الطريقة اليدوية، الطريقة الإلكترو ميكانيكية، آلات التنقيب والحاسب الالكتروني فسيتم التوصل إلى أن تكلفة الإنشاء والبدء في التشغيل تكون أكبر عند استخدام الحاسبات الالكترونية، وتنخفض هذه التكلفة كلما استخدمت طريقة أخرى أقل تقدما. 

ونظرا للسرعة والكفاءة التي يتميز بها الحاسب الالكتروني في تناول البيانات قياسا بالطرق الأخرى فإن تكلفة التشغيل لديه تكون منخفضة مقارنة بالطرق الأخرى. 

والشيء الممكن استخلاصه هنا هو العلاقة بين التكلفة وحجم التشغيل أين تظهر ضرورة استخدام مستوى عال من الآلية كلما زاد حجم التشغيل.

 إلا أن ذلك قد يكون ضروريا أيضا نتيجة تعقد العمليات الحسابية وتعقد العمليات الواجب القيام بها في تشغيل البيانات بالإضافة إلى أهمية عنصر الوقت في التشغيل، ولقد أدت التطورات السريعة في الحاسبات الالكترونية إلى تخفيض تكلفة التشغيل بدرجة كبيرة بالإضافة إلى الإمكانيات الأخرى التي أمكن توفيرها في مجال تخزين وتشغيل البيانات باستخدام هذه الحاسبات. 

ثانيا: قيمة المعلومات 

إذا كان دور المعلومات الأساسي يتمثل في زيادة حجم المعرفة لدى الفرد الذي يحصل عليها مما ينعكس بالإيجاب على قيامه بتصرفاته واتخاذه لقراراته، وتتحدد قيمة المعلومات عادة من وجهة نظر الفرد الذي يقوم باستخدامها، لأنه هو المعني بالأمر وهو الذي يستطيع تحديد مقدار ما تزيده من معرفة. 

إضافة إلى أن مفهوم قيمة المعلومة لا يأخذ معناه الحقيقي إلا في حالة المخاطرة وقلة أو انعدام المعلومة.

 كما أن أي نظام للمعلومات يهدف إلى الوصول إلى الوضع الأمثل عندما تتساوى القيمة الحدية للمعلومات مع التكلفة الحدية لإنتاجها، وتؤدي أي زيادة في حجم المعلومات بعد نقطة التقاء منحنی القيمة الحدية بمنحن التكلفة الحدية إلى زيادة في التكلفة على المنفعة. 

وبناء عليه يمكن استنتاج ما يلي : 

- إذا كانت القيمة الحدية تزيد على التكلفة الحدية فإنه يمكن زيادة كمية المعلومات. 

- إذا كانت القيمة الحدية تقل عن التكلفة الحدية فإنه يجب تخفيض كمية المعلومات. 

- إذا تساوت القيمة الحدية مع التكلفة الحدية فإننا نصل إلى الكمية المثلى من المعلومات. 

 خصائص المعلومات : 

تتميز المعلومات عامة بمجموعة خصائص متمثلة في نطاقها الزمني والشكل الذي تقدم فيه، و كذا كونها متوقعة أو غير متوقعة إضافة إلى درجة دقتها وتنظيمها، وكذا مصدرها داخلية كانت أو خارجية.

ومن ابرز هذه الخصائص : 

1. التوقيت المناسب: 

وترتبط هذه الخاصية بالفترة الزمنية التي تستغرقها دورة إدخال البيانات وإجراء العمليات عليها وتقرير النتائج، فكلما كانت فترة المعالجة قصيرة كلما زادت سرعة وفعالية القرارات المتخذة بناء عليها.

 لذا وجب الاهتمام بتوفير المعلومات الإدارية في التوقيت المناسب لعملية اتخاذ القرار، وإلا فإن جميع الجهود المبذولة من عمال ووقت وجهد ستضيع، وستضيع معها إمكانية استغلال الفرص المتاحة للمنظمة.

2. التكلفة: 

 يجب أن يكون العائد المتوقع من المعلومات أكبر من تكلفة الحصول عليها. 

3. الشمولية : 

وتشير هذه الخاصية إلى مدى ما تشتمل عليه البيانات من معلومات، حيث يجب أن تغطي هذه الأخيرة كل حقائق الظاهرة موضع الدراسة، وكل المؤثرات التي يمكن أن تؤثر عليها لتتمكن الإدارة من استخدامها والاستفادة منها في اتخاذ القرارات. 

4. الدقة: 

وتعبر هذه الخاصية عن مدى خلو المعلومات من الخطأ، ومعن آخر نسبة المعلومات الصحيحة إلى الكمية الإجمالية من المعلومات التي يتم إنتاجها خلال فترة محددة من الزمن. 


إلا أن الجدير بالذكر هو أن مستويات عالية من الدقة عادة ما تزيد من تكلفة الحصول عليها، لذلك توجد قطاعات معينة تسيير المخزون مثلا لا تحتاج إلى درجة عالية جدا من الدقة.

في حين نجد أن قطاعات التأمين والبنوك تتطلب دقة كبيرة قد تصل أحيانا إلى 100%، وعليه عادة ما يتم تحديد المستوى المطلوب من الدقة على أساس تحليل التكاليف والعوائد. 

وتنتج دقة المعلومات من دقة البيانات، لذلك وجب الحرص من الأخطاء التي تقع عند نقل البيانات، کالأخطاء التي تقع عند عملية تسجيلها أو فقدان أجزاء منها أو ترك بعضها دون تشغيل، أو استخدام ملف خاطيء لحفظ المعلومات، أو حتى التزوير المتعمد في البيانات. 

5. الوضوح 

وتشير هذه الخاصية إلى درجة خلو المعلومات من الغموض والتعقيد، كما أن إعادة صياغة التقارير أو تعديلها يكلف المؤسسة تكاليف إضافية، لذلك يمكن قياس قيمة الوضوح إذا تم قياس تكلفة تعديل التقارير. 

6. الملاءمة: 

يقصد بالملاءمة المنفعة النسبية للمعلومات التي تتولد عن أنظمة المعلومات، أي ملاءمتها الاحتياجات مستخدميها. 

7. المرونة: 

ويعني بما مدى مواءمة المعلومات التي تتولد عن أنظمة المعلومات ليس فقط للقرارات المتعددة، بل الأكثر من متخذ قرارات واحد. 

8. القابلية للقياس الكمي: 

وتشير هذه الخاصية إلى طبيعة المعلومات الرسمية والتي يتم إنتاجها من نظام رسمي للمعلومات. وعلى الرغم من أن الآراء والإشاعات تعتبر نوعا من المعلومات إلا أنما خارج نطاق النظام الرسمي للمعلومات. 

9. الموضوعية: 

وترتبط هذه الخاصية بانعدام وجود الرغبة في تشكيل المعلومات بما يحقق مصالح شخصية ما متحيزة، أو بغرض التأثير على الشخص الذي يحصل عليها لاتخاذ قرار معين أو القيام بتصرف معين. 

10. الواقعية: 

يجب أن تكون المعلومات ممثلة للواقع، أي مأخوذة من واقع حالة المشكلة لأن الوصول إلى معلومات ذات جودة عالية وغير متحيزة يتطلب عملیات وإجراءات كثيرة من حيث تبويب و تنظیم و تخزين وسهولة الوصول إليها. 

وهذا ما يتطلب تكاليف مادية لا بأس بها تتحملها المنظمة، لذا يجب أن تكون المعلومات مرتبطة باحتياجات المستفيدين سواء كانوا مديرين تنفيذيين أو عاديين للوصول إلى قرارات كفأة وفعالة. 

11. الشكل: 

يقصد به الشكل الذي تقدم به المعلومات، ويجب في كل حالة اختيار الشكل الأنسب التقديمها والذي يضمن سرعة فهمها من قبل الأفراد الموجهة إليهم، وقد تكون المعلومات ملخصة أو تفصيلية، حيث أن المعلومات الملخصة أو المختصرة تستخدم لاتخاذ القرارات الاستراتيجية، أما المعلومات التفصيلية فهي تستخدم لاتخاذ القرارات في المستويات التشغيلية. 

12. إمكانية استرجاع المعلومات: 

تشير هذه الخاصية إلى سهولة وسرعة الوصول للمعلومات، فكلما كانت سرعة الاسترجاع كبيرة كلما زادت احتمالات اتخاذ القرارات في وقتها المناسب.
تعليقات
ليست هناك تعليقات
إرسال تعليق

إرسال تعليق

الاسمبريد إلكترونيرسالة